Gestão de qualidade em laboratórios veterinários: desafios e melhores práticas

A gestão de qualidade é um processo que busca garantir que a qualidade dos serviços laboratoriais seja mantida e/ou otimizada.

O controle de qualidade para laboratórios veterinários pode ser feito por meio de inúmeras ações, incluindo o treinamento da equipe, o investimento em tecnologia e a análise de concorrência, para avaliar a qualidade das entregas e verificar se existem variações estatisticamente significativas.

A gestão de qualidade exige uma estruturação de padrões e processos muito bem definidos. Esses controles ajudam a padronizar a produção e as medidas aos problemas de qualidade, limitando a margem de erro. Um exemplo de padronização é especificar quais atividades de produção devem ser concluídas por quais funcionários, assim a equipe só exerce tarefas para as quais tiver o treinamento adequado.

Quer saber mais sobre a relevância do controle de qualidade para o seu laboratório veterinário? Continue essa leitura! 

Compreendendo o controle de qualidade em laboratórios veterinários 

O controle de qualidade para laboratórios veterinários envolve a triagem das unidades e a verificação das especificações do produto final.

O objetivo desse teste é determinar a necessidade de ações corretivas no processo laboratorial. Uma boa gestão de qualidade ajuda os laboratórios a atender às demandas dos médicos e donos de animais por soluções cada vez mais eficientes e confiáveis.

O teste de qualidade envolve cada etapa processual dos serviços que um laboratório oferece. Os funcionários geralmente começam com o teste de matérias-primas, puxam amostras ao longo da linha de análises e validam o teste finalizado. Os testes nos vários estágios ajudam a identificar onde está ocorrendo um problema e as etapas corretivas necessárias para evitá-lo no futuro.

O controle de qualidade a ser usado em um laboratório depende de uma série de fatores, relacionados tanto aos produtos quanto à indústria. O controle de qualidade inclui garantir que o serviço não adoeça ou piore as condições de saúde do animal examinado, por isso o laboratório realiza testes químicos e microbiológicos de amostras da linha de produção.

Além disso, o controle de qualidade para laboratórios veterinários também se concentra em garantir que todas as etapas do serviço operem de maneira regular e eficiente.

A importância do controle de qualidade em testes de laboratórios veterinários 

O controle de qualidade se refere ao processo de detecção de erros analíticos dentro do laboratório, buscando sempre a confiabilidade e a precisão dos resultados dos testes, a fim de fornecer o melhor atendimento possível aos animais atendidos e seus tutores.

Um desempenho instável em um laboratório pode resultar em diagnósticos incorretos, atrasos no tratamento veterinário e até o aumento de custos devido à necessidade de novos testes. Portanto, é de grande importância garantir que todos os resultados fornecidos sejam extremamente precisos e confiáveis.

Chamamos de terceirização um controle de qualidade que não é projetado e otimizado para uso com nenhum teste ou sistema específico do laboratório, pois eles refletem o desempenho de amostras analisadas e fornecem uma avaliação imparcial e independente do desempenho analítico. O uso de um único controle multi-analíto de terceiros permite ao laboratório a consolidação de seus controles atuais, eliminando a necessidade de adquirir controles individuais para cada sistema ou instrumento laboratorial.

Como alternativa aos controles de terceiros e, também, uma forma de reduzir custos, muitos laboratórios optam por contratar funcionários que avaliem tal desempenho. Entretanto, há uma série de problemas associados ao uso deste método.

Muitos fabricantes de instrumentos e reagentes atribuem seus próprios valores de controle com base em um número muito limitado de resultados, o que leva a grandes desvios de padrão e faixas irrealistas. Na verdade, as faixas-alvo são frequentemente tão amplas que é improvável que um laboratório fique fora delas, independentemente de seu desempenho.

Além disso, os fabricantes costumam usar as mesmas matérias-primas em seus reagentes, controles de qualidade e calibradores, pois há um risco maior de que uma mudança nos resultados passe despercebida, já que o controle de qualidade do próprio fabricante parece eficiente.

Laboratórios independentes são necessários para gerar dados genuinamente independentes e multi-analisadores. Os controles de qualidade de terceiros podem ajudar a reduzir o potencial de distorção e fornecer uma avaliação real, condizente ao desempenho analítico.

O papel do controle de qualidade na detecção de erros laboratoriais 

A gestão de qualidade é projetada para detectar, reduzir e corrigir deficiências no processo analítico interno de um laboratório antes da liberação dos resultados.

As amostras de controle de qualidade nada mais são que espécimes especiais inseridas no processo de teste e tratadas como se amostras do animal ao serem expostas às mesmas condições de operação.

O objetivo de incluir amostras de controle de qualidade na rotina de um laboratório veterinário é avaliar a confiabilidade de um método através do ensaio de um material estável que se assemelha a amostras dos animais analisados. O controle de qualidade é uma medida de precisão, que calcula o quão bem o sistema de medição reproduz o mesmo resultado ao longo do tempo, sob variação de condições operacionais.

Um ponto extremamente importante na aplicação de uma gestão de qualidade eficiente é o envolvimento dos funcionários no desenvolvimento de protocolos, na seleção de materiais de controle de qualidade, na revisão a longo prazo dos dados obtidos e nas decisões sobre a repetição de amostras após seus padrões serem rejeitados. Essas atividades desempenham um papel indispensável na garantia da qualidade dos testes laboratoriais.

Geralmente, o controle de qualidade é executado nas seguintes condições: ao início de cada turno, após a manutenção de um instrumento, quando os lotes de reagentes são alterados, após a calibração ou quando os resultados do paciente parecem inadequados. Um esquema de controle de qualidade deve ser desenvolvido com muita atenção para minimizar as chances de resultados errôneos, mas não resultar na repetição excessiva de execuções analíticas.

O fabricante deve recomendar na rotulagem do produto o período de tempo dentro do qual a exatidão, precisão e estabilidade dos instrumentos e reagentes é esperada. Cada laboratório deve usar essas informações para determinar a duração das execuções analíticas, levando em consideração a estabilidade da amostra e os intervalos de relatório dos resultados apresentados, além do custo da reanálise, padrões de fluxo de trabalho e características do operador.

Os materiais de controle de qualidade devem ter a mesma matriz das amostras de pacientes, incluindo viscosidade, turbidez, composição e cor. Por exemplo, um método que analisa amostras de soro deve ser controlado com controles baseados em soro humano.

O material de controle de qualidade também deve ser de simples utilização, visto que procedimentos de reconstituição complicados aumentam as chances de erro.

Além disso, os materiais de controle de qualidade devem ser estáveis ​​por longos períodos de tempo, pois controles com vida útil curta requerem reordenamento e verificação frequentes em relação ao material de saída, causando retrabalhos desnecessários. O recomendado é que eles estejam disponíveis em quantidades grandes o suficiente para durar por pelo menos um ano. A compra de um lote grande diminui o número de vezes que as faixas de controle devem ser estabelecidas. 

Saiba como garantir a qualidade dessa gestão em laboratórios veterinários, com ajuda de um software especializado!

A gestão de qualidade tem a ver com a garantia de que todos os processos funcionem da maneira esperada. É um termo abrangente que se refere a muitos métodos e processos diferentes para testar e garantir a qualidade.

E esse controle se torna uma tarefa muito mais simples quando você conta com um software especializado na gestão de laboratórios veterinários. Confira a seguir algumas das principais vantagens:

Economia de tempo e dinheiro

Você já parou para analisar os custos da entrega de um resultado errado? Falhas como essa custam muito a você e aos donos de seus pacientes. Além disso, sabe-se que quanto mais tempo um erro permanece sem ser detectado, mais difícil e caro é consertá-lo. Ao empregar o teste de controle de qualidade por meio de um software veterinário em todo o processo, você economiza tempo e dinheiro após a sua implantação.

Previne emergências laboratoriais graves 

Sem o auxílio de um software adequado, erros podem levar a blecautes do sistema, dados ausentes e falhas de comunicação, além de falhas providas da função humana. Quando se tratam de vidas e informações tão importantes, é melhor ter certeza de que o software funcionará exatamente como precisa. Não há margem para erro!

Inspira a confiança dos médicos e donos de animais 

Ao tornar o teste de controle de qualidade validado por um software uma prioridade clara para o desenvolvimento do seu negócio, o laboratório transmite, também, a imagem de que deseja oferecer o melhor serviço e confiabilidade possível. Isso é extremamente importante quando você está no mercado para entregar qualidade e construir relacionamentos a longo prazo.

O controle de qualidade aumenta a satisfação 

A satisfação do paciente traz inúmeros resultados para o seu laboratório, não apenas o lucro. Ao oferecer um serviço de qualidade, você estará fortalecendo sua reputação e produzindo clientes satisfeitos. Não sobrecarregue a paciência do seu cliente com falhas processuais. Dê-lhes qualidade desde o início e eles vão recompensá-lo com fidelidade.

Garante organização, produtividade e eficiência 

Tudo o que você não quer é o caos de um laboratório que comete erros, comunicação frenética e soluções apressadas. Ser organizado com testes de controle de qualidade desde o início de sua estratégia de desenvolvimento permitirá que você trabalhe em paz e seja mais produtivo com seu tempo. Quando o controle de qualidade para laboratório veterinário é garantido, você ganha e os pets também.

Gostou de saber mais sobre a gestão de qualidade em laboratórios veterinários? Então não deixe de conferir essas 8 dicas para ter um laboratório veterinário de sucesso!

Gestão financeira para laboratório veterinário – Guia completo

A gestão financeira para laboratório veterinário é um dos maiores desafios dos empreendedores.

Alguns fatores precisam ser considerados no dia a dia da instituição para, a longo prazo, construir uma empresa realmente sustentável, eficiente e lucrativa.

No entanto, quando pensamos nas finanças e na administração de empresas, encontramos muitos detalhes e erros cometidos nos mais diversos segmentos do mercado — e o segmento veterinário não fica de fora dessa lista.

Pensando nisso, decidimos criar esse guia completo de gestão financeira para laboratório veterinário, onde você encontrará as melhores práticas para manter as finanças devidamente organizadas, melhorar a sua administração do negócio e transformar a sua empresa em um empreendimento realmente lucrativo.

Quer saber mais sobre o tema? Continue a leitura.

A importância da gestão financeira

A gestão financeira para laboratório veterinário é de extrema importância, assim como para qualquer negócio.

Alguns empreendimentos possuem mais desafios que outros, uma vez que a prestação de serviços, bem como as demandas por exames veterinários não são tão previsíveis, o que pode influenciar diretamente no caixa e na saúde financeira da instituição.

No entanto, com uma boa gestão de laboratórios veterinários é possível criar uma estrutura capaz de prever essas demandas e, a partir daí, elaborar um planejamento estratégico e de vendas para os meses seguintes, de forma eficiente e realmente eficaz.

Uma gestão financeira eficiente é capaz de aumentar a rentabilidade do laboratório veterinário, atrair possíveis investidores, reduzir custos e eliminar os possíveis problemas com o fisco e com a contabilidade.

Como organizar as finanças do laboratório veterinário

Para organizar a rotina e realizar a gestão financeira para laboratório veterinário, é preciso seguir alguns passos fundamentais:

• organizar as entradas e saídas do caixa;
• ter uma reserva de emergência;
• gerenciar os fornecedores;
• manter os impostos e taxas em dia;
• organizar os pagamentos dos colaboradores;
• ter uma boa rotina de gestão de estoque;
• realizar um bom controle de clientes.

Vamos entender cada um deles a seguir.

1. Organize as entradas e saídas 

O primeiro passo para realizar a gestão financeira do laboratório veterinário é organizar as entradas e saídas do caixa.

É aqui que, infelizmente, muitas empresas acabam errando: é comum encontrarmos negócios que misturam as despesas pessoais com as despesas da empresa, o que acaba prejudicando as finanças.

É fundamental anotar todas as entradas, pontuando, por exemplo, quais produtos e serviços estão relacionados a cada uma delas. Esse movimento irá ajudar a entender melhor o que está sendo mais rentável para a empresa, quais produtos e serviços estão sendo vendidos em maior volume e o que está em menor quantidade.

No que diz respeito às despesas, é preciso anotar tudo o que sai do caixa e, se possível, definir:

• quais são os gastos fixos da empresa;
• quais são os gastos variáveis;
• quais são extremamente necessários;
• quais são gastos que podem ser revistos e repensados, por não serem tão necessários no dia a dia da instituição.

Com essas informações, você poderá se planejar para as contas fixas e extremamente necessárias do laboratório, e identificar onde é possível rever custos e economizar mês a mês.

2. Tenha uma reserva de emergência

Quando você entende quais são os gastos fixos da empresa, aqueles fundamentais para que o negócio funcione, você poderá identificar o valor mínimo mensal necessário para tocar o laboratório.

Tendo esse valor em mente, é hora de criar uma reserva de emergência.

Essa reserva será a sua fonte de verba caso algo dê errado durante um período. O inicial é uma reserva de emergência para três meses, mas esse valor pode ser maior na medida em que você consegue poupar e realocar esse investimento.

3. Gerencie fornecedores

Ter fornecedores de confiança é fundamental, mas também é extremamente importante ter opções e mais de um fornecedor para cada tipo de produto ou serviço, uma vez que a indisponibilidade de algum deles pode prejudicar o funcionamento da empresa.

4. Mantenha os impostos e taxas em dia

Para conseguir manter todos os impostos e taxas em dia, é interessante contar com o apoio de um profissional especializado, como um contador.

Ele irá te ajudar a identificar tudo o que precisa ser pago mensalmente e anualmente, realizar as declarações de imposto, pagar o FGTS e as demais guias previstas pelo fisco para evitar problemas futuros.

5. Organize os pagamentos dos colaboradores

O pagamento dos colaboradores deve ser uma das prioridades da instituição, e por isso precisam estar devidamente organizados e em dia.

Para isso, é interessante contar com um contador ou um sistema de contabilidade, que irá gerar as folhas de pagamento com todos os impostos e dados necessários para manter essa despesa em dia e devidamente quitada.

6. Faça uma boa gestão de estoque

Esse é um detalhe que poucos se atentam, mas a gestão de estoque também está diretamente relacionada à gestão financeira do laboratório veterinário.

Isso porque, essencialmente, estoque parado é, também, dinheiro parado. Quando uma empresa ou um laboratório veterinário possui um grande estoque parado no galpão, temos duas realidades:

• dinheiro que poderia estar entrando e está travado;
• um gasto com produtos que não serão usados e que podem perder a validade, por exemplo, se tornando um prejuízo.

Por isso, um dos passos mais importantes da gestão financeira de laboratórios veterinários é gerir, também, o estoque de produtos necessários para as atividades do dia a dia.

Aqui, entender os serviços que mais saem, como os tipos de exame mais comuns, também irá ajudar a prever um estoque realmente saudável para a empresa, sem o desperdício de materiais e sem alocar esforços e investimentos em materiais que não serão utilizados no dia a dia.

7. Tenha um bom controle de clientes

Ter também um bom controle de clientes é fundamental para uma vida financeira mais estável, saudável e segura no laboratório veterinário.

Nesse sentido, é interessante que você crie um sistema de parcerias com clínicas veterinárias, por exemplo, para conseguir aumentar a quantidade de clientes mensais no seu laboratório, bem como construir uma rede de parceiros satisfeitos e fidelizados.

Como a tecnologia pode ajudar?

A tecnologia foi um fator transformador nos últimos anos, e atua em diversos mercados melhorando a produtividade, garantindo a automação e a otimização dos mais diversos processos.

No caso dos laboratórios veterinários, isso não é diferente.

Com ferramentas de gestão de laboratórios, como a Animallis, é possível otimizar as rotinas e ter maior controle das mais diversas áreas do laboratório.

A Animallis oferece diversos tipos de funcionalidade para laboratórios veterinários, auxiliando não só na gestão financeira da empresa, como na gestão de demais departamentos.

Dentre as funcionalidades disponíveis na plataforma, estão:

• registro de entradas e saídas;
• organização do calendário de contas a pagar;
• gestão de colaboradores;
• gestão de fornecedores;
• gestão de estoque;
• gestão de clientes;
• registro e coleta de exames laboratoriais;
• busca e processamento de exames;
• entrega de laudos médicos;
• recepção;
• envio de laudos por e-mail; 
• geração de relatórios de performance, etc.

Quer saber mais sobre como podemos ajudar? Entre em contato conosco.

Exames veterinários: como acelerar a entrega em seu laboratório?

A entrega dos resultados de exames veterinários com excelência é a prioridade de todos os laboratórios — mas, se essa excelência for combinada com maior velocidade no processo, melhor ainda.

Tendo isso em mente, alguns laboratórios veterinários já perceberam que, caso queiram se destacar, ter um bom diferencial competitivo e conquistar cada vez mais clientes, acelerar a entrega de exames veterinários é uma necessidade.

Já pensou nisso? No artigo de hoje vamos explicar a importância de um bom atendimento e como usar a tecnologia para entregar os resultados dos exames veterinários com mais agilidade.

Continue a leitura.

A importância de um bom atendimento no laboratório veterinário

Um bom atendimento em um laboratório veterinário é fundamental para a construção de uma empresa de sucesso.

O atendimento veterinário vai além do contato propriamente dito: ele também significa a forma com que o resultado dos exames veterinários será entregue, como plataforma, prazos e tempo para retorno dos pacientes, quando necessário.

No entanto, existe um grande desafio no que diz respeito à entrega de exames e atendimento: como realizá-lo de forma eficiente?

Felizmente, a resposta é uma só: a tecnologia pode ser uma grande aliada — tanto na gestão de clientes, como no atendimento e na entrega mais ágil de resultados dos exames veterinários.

Tecnologia como aliada na entrega de resultados de exames veterinários

A tecnologia transformou diversos tipos de mercado, e com os laboratórios veterinários não poderia ser diferente.

Com ferramentas como a Animallis, é possível realizar uma entrega ágil dos resultados dos exames veterinários, ter um com controle de pacientes, uma comunicação mais eficiente e, claro, manter um histórico organizado de resultados de pacientes e exames anteriores.

Gestão de pacientes

A gestão de pacientes é um dos pontos mais importantes de um laboratório veterinário.

Através da ferramenta da Animallis, é possível cadastrar uma quantidade infinita de pacientes, bem como cadastrar as requisições de exames para cada um deles, sempre que necessário.

É importante ter esse controle para saber, além da quantidade de pacientes do laboratório veterinário, qual é a demanda de exames e, a partir daí, ter maior controle das expectativas para os próximos meses, gestão de estoque de insumos, etc.

Entrega de resultados de exames veterinários

A entrega de laudos de exames veterinários através da ferramenta é uma das formas mais eficientes de agilizar esse processo.

Quando os exames são entregues exclusivamente em formato físico, esse tipo de procedimento acaba sendo lento, o que pode atrasar alguns diagnósticos e tratamentos.

Para não perder tempo e conseguir otimizar esse processo, aumentando as chances de um início o mais rápido possível para os tratamentos dos animais que foram analisados, a Animallis oferece a entrega de resultados por e-mail.

Conheça a Animallis

A Animallis é uma solução da WMI , com mais de 7 mil profissionais de saúde utilizando as soluções da instituição.

Através das nossas ferramentas, mais de 1000 empresas de saúde são atendidas no Brasil, e mais de 1 milhão de laudos já foram processados e integrados.

Dentre as funcionalidades disponibilizadas na ferramenta da Animallis, destacam-se:

• registro e coleta de exames;
• busca e processamento de exames;
• entrega de laudos;
• controle financeiro;
• recepção;
• controle de estoque;
• cadastrar pacientes: não há limite para o número de pessoas
• cadastrar requisições de exames de forma ilimitada
• controlar grade e soroteca
• enviar laudos por e-mail
• imprimir etiquetas para amostras a serem analisadas
• gerar relatórios diversos
• faturamento completo nas versões TISS e disponibilização de todas as faturas realizadas
• controle de contas a pagar e receber
• lista de cobrança e recebimentos
• agenda de pagamentos
• movimentação de caixa e bancos
• tesouraria e fluxo de caixa
• cálculo automático de juros
• administração e impressão de cheques
• registro de duplicatas e posição geral de contas
• cubos de decisão (ferramenta de análise de informações para tomada de decisões)
• controle de desconto de duplicatas e tarifas bancárias
• controle de retenções (PIS, COFINS, CSLL)
• auditoria de movimentação bancária
• origem de entradas e saídas por tipo de despesa e receita
• histórico financeiro dos clientes
• relatórios
• buscas; e muito mais.

Quer saber mais sobre a Animallis? Acesse nosso site e veja como podemos ajudar o seu laboratório veterinário.

Gestão de laboratório veterinário: como fazer?

A gestão de laboratório veterinário, como em todo tipo de negócio, também possui seus desafios.

No entanto, com o avanço da tecnologia, novas técnicas de gestão e uma boa gama de ferramentas de apoio, é possível criar uma rotina muito mais estruturada, com processos bem definidos e mais controle financeiro.

Os resultados de uma gestão de laboratório veterinário bem feita é um bom relacionamento com clientes e um negócio cada vez mais rentável e sustentável.

Pensando nisso, decidimos criar esse conteúdo.

Tem alguma dúvida ou quer aprender algo sobre o assunto? Continue a leitura.

Quais são os desafios da gestão de laboratório veterinário?

A gestão de laboratório veterinário apresenta muitos desafios.

Os mais comuns são:

• dificuldade para aumentar a produtividade;
• dificuldade em estabelecer processos;
• dificuldade em reduzir o desperdício de materiais;
• dificuldade em escalar o serviço;
• dificuldade em aumentar a rentabilidade.

Aumentar a produtividade

Aumentar a produtividade é um objetivo (e um desafio) para todos os negócios.

No caso dos laboratórios veterinários, essa produtividade pode ser aumentada com a otimização dos processos e automação de algumas tarefas.

Isso se dá, principalmente, pelo uso de algumas ferramentas de gestão que poderão melhorar a rotina da empresa e tornar o dia a dia mais simples e organizado.

Ferramentas como a Animallis, por exemplo, permitirão melhorar a produtividade a partir de funcionalidades como:

• gestão de estoque;
• controle de contas a pagar;
• controle de contas a receber;
• comunicação entre laboratórios, clínicas e pacientes; etc.

Melhorar os processos

Melhorar os processos é uma necessidade dos laboratórios veterinários mas que, infelizmente, muitos gestores não sabem por onde começar.

Essa é uma realidade da maior parte das empresas, que por não terem processos bem estabelecidos, também possuem dificuldade de criar rotinas mais eficientes e, por consequência, entregar resultados mais efetivos.

Ter completa consciência de quais são os processos da empresa e como eles estão estruturados permite que você identifique:

• o que precisa ser melhorado;
• o que está dando certo;
• quais são os gargalos da sua equipe; etc.

Reduzir o desperdício de materiais

O desperdício de materiais no dia a dia pode ser uma realidade em muitos laboratórios, e esse é um grande desafio.

A vantagem é que, com processos bem estruturados e uma boa gestão de estoque, é possível resolvê-lo.

Escalar o serviço

Escalar o serviço significa conseguir atender mais pessoas e manter a qualidade.

Para isso, no entanto, é preciso automatizar algumas atividades, e alguns gestores de laboratórios veterinários ainda são muito resistentes a alguns tipos de tecnologia.

A boa notícia é que hoje existem ferramentas como a Animallis, que permitem a atuação automatizada e eficiente em diversas áreas do laboratório, tornando a rotina mais simples e eficiente.

Aumentar a rentabilidade

Uma empresa mais rentável é o objetivo de todo empreendedor, certo? No laboratório veterinário não será diferente.

No entanto, com tantos obstáculos nos processos, economia e gestão no dia a dia, aumentar a rentabilidade pode ser um desafio.

Como melhorar a gestão de laboratório veterinário?

Para melhorar a gestão de laboratório veterinário, é interessante tomar alguns cuidados.

Como dito anteriormente, muitas vezes a tecnologia é uma das principais facilitadoras durante a automatização e otimização dos processos internos da empresa, e é preciso adotá-la nas rotinas para transformar o dia a dia do laboratório.

Dentre as ações que poderão ajudar a melhorar a gestão de laboratório veterinário, destacam-se:

• o uso da tecnologia;
• a construção de uma equipe especializada;
• os processos bem definidos;
• a gestão financeira;
• a gestão de estoque;
• a gestão de clientes;
• a gestão de documentos;
• uso de ferramentas especializadas.

Vamos entender cada um desses pontos.

1. Uso de tecnologia

A tecnologia é a principal aliada para os mais diversos mercados. Com as ferramentas corretas, é possível melhorar não só a rotina da empresa, como também reduzir o tempo da equipe em determinadas tarefas, otimizar alguns processos e até automatizar algumas atividades.

Dentre as atividades que uma boa ferramenta pode otimizar, estão:

• gestão de documentos;
• gestão de contas a pagar;
• gestão de contas a receber;
• gestão de estoque;
• gestão de colaboradores;
• aumento da produtividade; etc.

2. Equipe especializada

Uma equipe especializada é a melhor maneira de conquistar um laboratório veterinário eficiente.

Nesse sentido, invista na contratação das pessoas certas e, no dia a dia, sempre que possível, invista também na educação desses colaboradores.

É interessante que cursos de capacitação e especialização sejam feitos pelos colaboradores para se aperfeiçoarem e se especializarem ainda mais.

3. Processos bem definidos

Esse pode ser um dos maiores desafios da gestão de laboratório veterinário, mas é também uma das peças chave para a criação de uma empresa de sucesso: a definição dos processos internos da instituição.

Nesse momento, é importante que você sente com calma e descreva tudo o que é feito, desde o primeiro momento até a entrega dos resultados dos exames, gestão de documentos e descarte dos mesmos posteriormente.

Cada pequeno passo deve estar pontuado para que seja possível identificar todos os momentos do processo e, com isso, descobrir onde estão as maiores dificuldades da sua equipe.

Com isso, é possível criar estratégias para melhorar a performance, resolver os problemas e aumentar a produtividade do time.

4. Gestão financeira

A gestão financeira é um ponto extremamente importante na gestão de laboratório veterinário.

É preciso que os gestores responsáveis sejam capazes de tornar claras e ter controle de informações como:

• contas a pagar;
• contas a receber;
• despesas fixas;
• despesas variáveis;
• impostos; etc.

5. Gestão de estoque

A gestão de estoque no laboratório veterinário também é um ponto muito importante.

É preciso que os responsáveis sejam capazes de avaliar o uso dos insumos no dia a dia e realizar a compra de novos materiais sempre que necessário.

O desafio da gestão de estoque é conseguir negociar os melhores valores, não estocar além da necessidade e não permitir que insumos faltem no dia a dia.

Por isso, saber quanto se gasta diariamente e ter uma previsão do uso dos insumos para cada atividade é fundamental.

6. Gestão de clientes

A gestão de clientes passa por vários pontos: desde os documentos e informações de cada um deles, até às demandas e pendências com os exames laboratoriais.

Algumas ferramentas, como a Animallis, permitem que seja realizada a gestão de documentos, de dados e, mais do que isso: a entrega mais simples, rápida e eficiente dos resultados que estão pendentes.

7. Gestão de documentos

A gestão de documentos também é um ponto muito importante e que, quando mal feita, pode atrapalhar consideravelmente os resultados do laboratório veterinário.

Um laboratório com uma gestão de documentos precária, pode significar:

• desorganização do espaço físico;
• perda de documentos e informações importantes;
• demora e dificuldade para encontrar informações necessárias;
• equipe mais ociosa buscando por informações que poderiam estar mais bem dispostas;
• perda de prazos de pagamentos; etc.

Quando feita de forma correta, muitas vezes utilizando uma ferramenta de gestão de documentos, é possível:

• digitalizar os documentos;
• organizá-los na nuvem;
• limitar os usuários que poderão acessá-los;
• reduzir a necessidade de espaço físico para guardá-los e organizá-los;
• facilitar a rotina do laboratório; etc.

Melhorar a gestão de laboratório veterinário é fundamental para construir um negócio eficiente e sustentável.

Para isso, a tecnologia é, sem dúvidas, a melhor forma de conquistar uma rotina mais produtiva e assertiva, otimizando e automatizando algumas atividades para reduzir o tempo gasto em detalhes que não são tão importantes para os resultados do laboratório.

Ter processos bem definidos também é de extrema importância: através deles, os gestores irão identificar os maiores gargalos da equipe e consequentemente resolvê-los, melhorando ainda mais a performance.

Quer saber mais sobre gestão de laboratório veterinário e como a Animallis pode te ajudar? Entre em contato conosco.

Produtividade em laboratórios veterinários: como reduzir o retrabalho com exames?

Aumentar a produtividade em laboratórios veterinários é fundamental para reduzir os riscos de erros e retrabalho, além de aumentar a capacidade de atendimentos na instituição.

No entanto, aumentar a produtividade exige alguns cuidados: é preciso que o laboratório adote algumas medidas e treine a equipe para que todos estejam alinhados com os objetivos e processos internos da empresa.

A adoção de ferramentas de gestão, por exemplo, também pode ser uma excelente alternativa para melhorar as rotinas de trabalho e tornar o dia a dia muito mais eficiente.

Continue a leitura para entender mais sobre o assunto.

A importância de organizar os documentos

Para aumentar a produtividade em laboratórios veterinários, o primeiro passo é organizar os documentos da instituição.

É natural que diariamente novos papéis cheguem ao escritório: solicitação de exames, resultados de exames, notas fiscais de produtos, notas fiscais de serviços, contas a pagar, comprovantes de pagamento e tantos outros.

Com esse fluxo, que tende a aumentar na medida em que aumentam-se os atendimentos e demandas do laboratório, é comum encontrarmos um local com documentos espalhados, arquivos lotados e muita dificuldade de encontrar algumas informações fundamentais no dia a dia.

Por isso, o primeiro passo é organizar:

• separe os documentos que podem ser descartados daqueles que precisam ser guardados por um determinado período;
• organize-os por data de “vencimento”;
• separe por temas, como notas fiscais, exames, solicitações de exames, comprovantes de pagamento, etc;
• organize-os em pastas e arquivos;
• crie uma rotina de descarte ou armazenamento de documentos na medida em que novos papéis chegam ao laboratório.

Invista na digitalização de documentos

Além de organizar os documentos, a digitalização desses materiais pode ser uma excelente alternativa.

Alguns documentos podem ser guardados, pelo tempo determinado, em formato digital. Isso significa que, ao serem digitalizados, eles poderão ser armazenados em computadores ou na nuvem até a sua data de vencimento.

Um dos maiores benefícios desse tipo de armazenamento é a redução de espaços físicos necessários para guardar os arquivos, além da possibilidade de proteger os documentos perda ou danos físicos como a água, fogo, poeira e vento, que podem não só degradar o papel como prejudicar as informações ali contidas.

Utilize um bom sistema para centralizar informações

Com os arquivos devidamente digitalizados, você poderá optar por armazená-los em ferramentas de gestão, como a Animallis, que permite a organização de documentos digitais.

Esses sistemas possuem vários benefícios, como:

• segurança dos documentos, que ficarão armazenados na nuvem e poderão ser acessados de qualquer lugar;
• possibilidade de definir quem são as pessoas com permissão para acessar determinados documentos;
• organização inteligente na nuvem;
• funções administrativas, como gestão financeira, gestão de estoque, controle de funcionários e muito mais.

Opte por alternativas com envio inteligente dos documentos

Além da possibilidade de armazenar documentos na nuvem, ferramentas como a Animallis também permitem que a entrega de resultados seja feita de forma digital.

É através dela que o laboratório entregará às clínicas veterinárias, por exemplo, os resultados dos exames dos pets, evitando a impressão de novos materiais e a geração de ainda mais documentos físicos no estabelecimento.

Com a entrega de documentos de forma inteligente e online, é possível reduzir o tempo necessário para que os procedimentos com os pacientes sejam devidamente iniciados, o que pode salvar vidas.

A produtividade em laboratórios veterinários é fundamental para melhorar a performance, reduzir o tempo necessário até o início dos tratamentos e estreitar laços com clínicas veterinárias parceiras e pacientes.

A tecnologia é, sem dúvidas, uma das formas mais eficientes de se fazer essa mudança: é com o auxílio de ferramentas como a Animallis que os laboratórios conseguirão melhorar a performance, a gestão interna e caminhar rumo ao sucesso.

Quer saber mais sobre como a Animallis pode te ajudar? Acesse nosso site e confira.

Qual o benefício da ferramenta para laboratórios veterinários?

Uma boa ferramenta para laboratórios veterinários pode melhorar consideravelmente a performance da instituição.

A tecnologia tem auxiliado diversas áreas do mercado, e para os laboratórios veterinários não seria diferente: a criação de ferramentas de gestão é fundamental para melhorar os resultados dessas instituições e aumentar a rentabilidade.

Pensando nisso, no artigo de hoje, vamos explicar os benefícios das ferramentas para laboratórios veterinários, além de apresentar a Animallis, uma das melhores alternativas do mercado.

Continue a leitura.

Os benefícios da tecnologia para laboratórios veterinários

Cada ferramenta possui suas funcionalidades, e por isso a escolha precisa considerar todas as necessidades do laboratório veterinário.

No entanto, os benefícios, independentemente da ferramenta utilizada, são os mesmos:

• otimização de processos;
• redução da ocorrência de erros;
• melhoria na gestão de documentos;
• transparência nas relações e resultados.

1. Otimiza processos

O primeiro grande benefício da ferramenta para laboratórios veterinários é a otimização de processos.

Algumas tarefas que antes eram feitas manualmente, em uma rotina mais lenta, podem agora ser feitas de forma automatizada.

Além disso, com a automação de tarefas, também é possível otimizar os processos internos: o que antes era manual passa a ser feito pela plataforma, permitindo foco em outras áreas de atuação que, até então, estavam de lado.

O resultado é uma melhora significativa da produtividade da equipe do laboratório veterinário.

2. Reduz a ocorrência de erros

Com a automação de algumas tarefas que até então eram feitas manualmente, reduzimos também a ocorrência de erros no dia a dia, o que diminui a necessidade de retrabalho.

Mesmo que os profissionais envolvidos sejam profissionais e estejam acostumados com esses processos, o fator humano pode trazer, de fato, alguns possíveis erros, e isso deve ser considerado.

Ao automatizar alguns processos, é possível reduzir as chances de erros e, a partir daí, também reduzir as necessidades de retrabalho para ajustar essas questões.

3. Melhora a gestão de documentos

A gestão de documentos também é um ponto muito relevante.

Imagine um cenário em que existem muitos documentos importantes impressos e recebidos via e-mail no laboratório veterinário.

Conseguir armazenar esses documentos e acessá-los de forma mais simples e rápida é a melhor forma de conseguir maior produtividade e segurança no dia a dia.

Algumas ferramentas para laboratórios veterinários permitem a digitalização, organização e armazenamento de documentos.

Através dessa funcionalidade, é possível:

• eliminar os arquivos físicos desnecessários;
• organizar os documentos na nuvem, na ordem e da forma que melhor convém para o laboratório;
• limitar o acesso de pessoas nos documentos, permitindo apenas que pessoas autorizadas acessem os materiais; etc.

4. Transparência

Por fim, um outro benefício da ferramenta para laboratórios veterinários é garantir a transparência: com a automação de processos e a possibilidade de centralizar todas as informações em um lugar só, ter mais transparência nas informações acaba sendo uma consequência.

A análise de dados, geração de relatórios e controle de atividades, entradas e saídas e outros detalhes torna- se muito mais fácil.

5. Aumenta a produtividade

O aumento da produtividade vem com a automação dos processos do laboratório veterinário.

Imagine um cenário em que várias atividades que eram manuais passaram a ser automatizadas: a equipe passa a ser mais produtiva e a ter tempo para focar em outras questões mais técnicas e específicas.

6. Melhora a gestão de clientes

Para ter uma boa relação com clientes e parceiros, a ferramenta para laboratórios veterinários poderá auxiliar nesse processo.

Através dela, é possível acompanhar, por exemplo, resultados de exames, pendências e, claro, melhorar e facilitar a relação entre os laboratórios e as clínicas veterinárias.

7. Facilita a comunicação

Assim como a gestão de clientes se torna mais eficiente, a comunicação também fica mais estruturada.

A ferramenta possibilita uma comunicação rápida entre o laboratório e as clínicas veterinárias parceiras, por exemplo, facilitando a solicitação e entrega de exames, resolver problemas e tirar dúvidas no dia a dia.

Conheça as funcionalidades da Animallis

A Animallis é uma ferramenta para laboratórios veterinários criada para tornar a rotina desses profissionais muito mais eficiente.

Conheça algumas das funcionalidades disponíveis:

1. Registro e coleta de exames laboratoriais

Com a Animallis, é possível ter um acesso dedicado para clínicas e veterinários. 

Através desse acesso, é possível solicitar exames de forma simples, rápida e eficiente, aumentando a produtividade dos laboratórios veterinários.

2. Busca e processamento de exames

Os exames laboratoriais dos laboratórios veterinários são organizados através de uma categorização simples, além da facilidade de identificação única por animal.

A integração junto à rotina do laboratório é simples e fácil.

3. Entrega de laudos médicos

Para facilitar a relação entre os laboratórios veterinários, clínicas veterinárias e pacientes, a Animallis permite a entrega otimizada dos resultados.

Dessa forma, é possível entregá-los mais rápido, sem burocracia.

4. Controle financeiro

O controle financeiro é um ponto importantíssimo do laboratório veterinário, e torná-lo mais otimizado é um ponto fundamental.

A Animallis oferece em sua ferramenta a funcionalidade de controle financeiro, para melhorar a gestão nesse setor e oferecer serviços como:

• controle de entradas e saídas;
• pagamento de contas;
• pagamento de impostos;
• recebimento por clientes e parceiros; etc.

5. Recepção

O serviço de recepção também é algo muito interessante, e que melhora e facilita o controle de chegadas: novos pacientes, clientes e exames que foram demandados.

A funcionalidade de recepção organiza melhor essas demandas, e permite que o laboratório veterinário tenha maior controle sobre essa área.

6. Controle de estoque

O laboratório veterinário precisa realizar constantemente o controle de estoque, avaliando quais insumos estão sendo gastos, quais precisam ser repostos e quais estão com um bom estoque.

Através da automação de alguns processos, pode ser possível ter um controle de estoque muito mais eficiente, facilitando a compra e estocagem de determinados insumos no dia a dia.

7. Cadastro e gestão de pacientes

Para melhorar o controle de pacientes, é possível também realizar cadastros para conseguir gerir esses exames e, claro, criar um bom histórico para consulta posterior.

8. Envio de laudos por e-mail

Uma facilidade que torna a rotina muito mais simples é o envio de laudos por e-mail. 

Para diminuir o tempo necessário entre a solicitação e a entrega dos resultados, a Animallis permite o envio de laudos por e-mail.

É importantíssimo ter essa praticidade porque, em alguns casos, quanto mais rápido o laudo for entregue, melhor.

Esse pode ser, inclusive, um grande diferencial para o laboratório veterinário.

9. Geração de relatórios

Por fim, para conseguir ter mais facilidade na análise das informações relevantes do laboratório veterinário, é possível gerar relatórios dentro da plataforma.

Os relatórios são completos e muito simples de entender, para facilitar o dia a dia dos gestores e permitir uma análise mais tranquila e estratégica de todas as informações do laboratório veterinário.

Uma boa ferramenta para laboratórios veterinários é capaz de melhorar a rotina do estabelecimento, gerindo as finanças, laudos, estoque e pacientes com maior praticidade.

A Animallis permite que você automatize e otimize a rotina do seu laboratório da melhor forma possível.

Acesse o nosso site e agende uma demonstração.

Gestão de documentos veterinários: como fazer?

A gestão de documentos é uma tarefa fundamental em qualquer empresa, e nos laboratórios veterinários não seria diferente.

Ter uma rotina eficiente de gestão de documentos veterinários é ponto chave para manter não só a segurança das informações, como também a eficiência e praticidade no dia a dia do laboratório.

Pensando nisso, hoje vamos responder algumas perguntas sobre a gestão de documentos veterinários, além de dar dicas de como melhorar a organização dentro do laboratório e como otimizar o dia a dia.

Quer saber mais? Continue a leitura.

Os desafios da gestão de documentos veterinários

A gestão de documentos veterinários pode trazer alguns desafios para os laboratórios, principalmente aqueles que possuem um grande volume de demandas diariamente.

Os documentos podem ser contratos de trabalho, contas a pagar, guias de impostos, recibos de compra e, claro, os mais diversos resultados e laudos dos exames veterinários que estão em andamento ou já foram entregues.

Para conseguir administrar todos esses arquivos, é preciso organização, processos internos e, se possível, a digitalização e uso de ferramentas específicas para essa tarefa.

É importante se lembrar que, mesmo após a implementação de uma organização dos documentos do laboratório veterinário, é necessário criar processos internos para garantir a manutenção dessa organização, evitando assim que o problema ressurja posteriormente.

Vale a pena investir na digitalização de documentos veterinários?

A digitalização de documentos veterinários é o começo do processo de organização e gestão dos arquivos.

A digitalização consiste em transformar os documentos em versões digitais desses arquivos, para salvá-los na nuvem e evitar que sejam danificados ou perdidos com o passar do tempo.

Além disso, a digitalização de documentos veterinários também permite maior organização da empresa, facilidade de acesso às informações e redução de espaço necessário para armazenamento desses materiais.

Dicas de organização na nuvem e gestão de documentos veterinários

Para conseguir organizar e realizar a gestão de documentos veterinários na nuvem, é importante seguir alguns passos para manter a organização e criar processos eficientes.

1. Separe os documentos conforme uso

O primeiro passo para organizar os documentos veterinários é separá-los por tipo de uso. 

É importante que os documentos sejam classificados da seguinte maneira:

• os que não podem ser descartados e precisam ser armazenados em formato físico: como contratos ou documentos que possuem assinaturas;
• os documentos que não precisam ser guardados após digitalização, como cópias de documentos;
• aqueles que podem ser armazenados digitalmente, como relatórios, resultados de exames e fichas de cadastro, por exemplo.

2. Crie um sistema de organização para documentos físicos

Alguns documentos, mesmo digitalizados, precisarão ser mantidos físicos dentro da empresa. 

Para evitar que a bagunça se instale, é preciso criar uma rotina e processo de organização desses materiais.

Nesse caso, é interessante reunir todos os documentos em um só lugar, mas organizá-los por necessidade de uso, prazos para ficarem guardados e outros detalhes.

É interessante também simplificar a forma de organizar e armazenar os documentos. Uma dica é usar pastas e organizá-los por data ou ordem alfabética, facilitando a consulta no dia a dia.

3. Fique de olho nas datas

Alguns documentos não precisam ficar guardados para sempre, apenas durante um período específico.

Por isso, confira a data de expiração de todos os documentos que precisam ser guardados, e organize por prazos:

• prazos de 5 anos: extratos bancários, IPVA e IPTU;
• notas fiscais de compra de bens: devem ser guardados apenas durante o prazo de garantia;
• recibos de aluguel devem ser guardados até o término do contrato de uso da locação;
• contas de água, luz, telefone e gás devem ser mantidas pelo prazo mínimo de 90 dias, ou de até 5 anos, para quem quer mantê-las guardadas por precaução;
• PIS, CTPS e escritura do imóvel devem ser mantidos permanentemente;
• financiamentos e consórcios precisam ser guardados durante todo o período de pagamento, até o prazo de quitação do bem;
• os comprovantes de pagamento de obrigações previdenciárias devem ser guardados por, no mínimo, 30 anos, e precisam ser mantidos também em formato físico.

4. Digitalize os documentos que podem ser armazenados na nuvem

Como explicado anteriormente, nem todos os documentos podem ser armazenados exclusivamente na nuvem.

No entanto, para aqueles que podem, e para reduzir a papelada no laboratório veterinário, essa pode ser uma boa alternativa.

O primeiro passo para organizar os documentos é digitalizá-los. Defina um período para realizar esse procedimento, ou realize-os diariamente, na medida em que novos documentos vão aparecendo no laboratório.

5. Realize backups

Para garantir a segurança dos arquivos digitalizados e evitar a perda desses documentos, pode ser interessante realizar backups periódicos.

Crie uma rotina para que, periodicamente, seja possível manter os documentos devidamente guardados, arquivados e seguros, para poder acessá-los sempre que precisar.

6. Estabeleça processos

Para manter a ordem dos documentos digitalizados, é preciso estabelecer processos e padronizá-los, para que tudo permaneça organizado e de fácil acesso.

Para isso, defina:

• as regras para nomenclatura dos arquivos;
• a organização dos documentos na nuvem;
• as regras de utilização dos documentos;
• as regras de armazenamento;
• os procedimentos de segurança;
• quais arquivos possuem acesso restrito;
• a rotina de digitalização de novos documentos; etc.

7. Utilize uma caixa de entrada

Por fim, também é interessante ter uma caixa de entrada para impedir que a bagunça e a desorganização dos arquivos retorne.

Essa caixa de entrada irá ajudar a organizar os novos arquivos, avaliando aqueles que precisam ficar guardados, os que podem ser digitalizados e o prazo de armazenamento de cada um deles.

Por que usar ferramentas de gestão de documentos veterinários?

Uma forma de manter os arquivos organizados e seguros na nuvem é através do uso de ferramentas de gestão de documentos veterinários.

O uso dessas ferramentas traz vários benefícios para os laboratórios veterinários, como: mais segurança, maior organização, aumento da produtividade e controle de acessos, por exemplo.

1. Mais segurança

O aumento da segurança se dá pela praticidade no armazenamento e no cuidado com os documentos digitais.

Os documentos em formatos físicos podem sofrer diversos tipos de dano, tanto pelo tempo quanto por fatores externos, como água, poeira e fogo.

Através da digitalização dos arquivos, é possível mantê-los seguros por muito mais tempo, evitando esse tipo de desgaste.

2. Mais organização

A organização dos documentos digitais também pode ser mais simples e eficiente.

Além de facilitar a organização dentro da empresa, que agora precisará de menos espaço físico para armazenar todos os documentos, a ferramenta também permite que os arquivos digitalizados sejam organizados de forma eficiente, de acordo com as necessidades do laboratório.

3. Aumento da produtividade

Com documentos mais organizados, aumenta-se também a produtividade dentro do laboratório veterinário.

Isso porque gasta-se menos tempo para buscar por documentos e arquivos importantes, além de tornar a rotina muito mais eficiente.

4. Controle de acessos

Por fim, muitas ferramentas de gestão de documentos veterinários também permitem selecionar e controlar o acesso aos mais diversos documentos.

Nesse sentido, é possível delimitar quais pessoas poderão acessar determinados arquivos, garantindo que apenas pessoas autorizadas consigam visualizar alguns documentos.

A gestão de documentos veterinários é fundamental para manter o laboratório organizado, produtivo e em bom funcionamento.

Para isso, a tecnologia pode ser uma grande aliada: é através dela que processos são otimizados e rotinas são estruturadas com mais assertividade.

Quer saber mais sobre ferramentas de gestão de documentos veterinários para laboratórios? Acesse nosso site e confira.

Gestão de estoque de laboratório veterinário: como fazer?

Você sabe a importância e as melhores práticas durante a gestão de estoque de laboratório veterinário?

O estoque, apesar de muitas vezes não receber tanta atenção no dia a dia das empresas, é um dos pontos de maior importância para o bom funcionamento da instituição, e nos laboratórios veterinários isso não é diferente.

Pensando nisso, decidimos criar um conteúdo para explicar os desafios e como realizar essa gestão da forma mais estratégica e eficiente possível.

Continue a leitura.

Os desafios da gestão de estoque de laboratório veterinário

A gestão de estoque é fundamental em qualquer tipo de negócio, e nos laboratórios veterinários não é diferente.

No entanto, o gestor pode enfrentar alguns desafios e dificuldades durante esse processo: é preciso conhecer a instituição, suas rotinas, seu histórico de atendimentos e funcionamento para, a partir daí, fazer escolhas mais assertivas.

1. Entender que a gestão de estoque é, também, gestão de dinheiro!

Estoque e material parado significa dinheiro também parado. Entender isso é fundamental para que os responsáveis pela gestão sejam capazes de realizar um trabalho eficiente.

O estoque de laboratório veterinário precisa ser rotativo, para garantir que nenhum dos insumos usados no dia a dia perca a validade ou se desgaste com o tempo.

2. Alinhar prazos com fornecedores

Quando você entende a demanda do laboratório veterinário, tem mais previsibilidade para realizar compras e alinhar os prazos com fornecedores.

Por isso, a gestão de estoque de laboratório veterinário precisa ser feita com cuidado, avaliando não só as demandas, como também o histórico de uso semanal de cada tipo de insumo dentro da estrutura.

3. Controlar e se atentar ao prazo de validade

Em caso de produtos e insumos que podem vencer, é preciso ficar atento ao prazo de validade e organizar o uso dos mais antigos para os mais novos, evitando assim que materiais com prazo de validade menor acabem esquecidos no estoque.

4. Evitar compras para mais ou para menos

Entender o funcionamento e as demandas do laboratório veterinário irá ajudar a estipular a quantidade adequada de insumos que precisam ser comprados periodicamente, evitando a compra excessiva ou a falta de algum material no dia a dia.

Mesmo que alguns tipos de insumos possam ser estocados, é preciso avaliar questões como preços, prazos e qualidade dos materiais antes de realizar a compra.

Por isso, na maior parte das vezes, mesmo se tratando de itens não perecíveis, a compra periódica pode ser mais interessante do que a criação de um grande estoque.

Como fazer a gestão de estoque de laboratório veterinário?

A gestão de estoque de laboratório veterinário precisa seguir alguns passos importantes:

• registro de entradas e saídas;
• compras em quantidades ideais e estratégicas;
• padronização das descrições dos insumos;
• automatização do processo de gestão de estoque;
• inspeções periódicas;
• organização adequada dos itens;
• reabastecimento de estoque com antecedência.

Registrar entradas e saídas

O primeiro passo para fazer uma boa gestão de estoque de laboratório veterinário é registrar todas as entradas e saídas.

Isso ajudará a identificar quais insumos são mais utilizados no dia a dia, a frequência com que eles são repostos e, a partir daí, ter uma visão mais clara dos pontos mais importantes para o laboratório.

Para evitar erros, pode ser interessante usar uma ferramenta automatizada para agilizar o processo e tornar tudo mais seguro. Falaremos sobre isso posteriormente.

Também é necessário estabelecer os processos de registro e alinhá-los junto com a equipe para que todas as entradas e saídas sejam devidamente computadas.

Comprar a quantidade ideal de insumos

Ter um estoque mais enxuto é mais fácil para organizar e gerir do que um grande volume de suprimentos.

É importante conhecer quais são as demandas do laboratório veterinário para identificar a quantidade de insumos que precisará ser comprada e estocada, de forma a garantir que, mesmo para os que não são perecíveis, produtos mais novos e de maior qualidade estejam disponíveis.

Além disso, como dito anteriormente, trabalhar com estoques mais enxutos pode permitir a melhor negociação com os fornecedores, encontrar preços melhores e taxas mais interessantes.

Padronize as descrições desses insumos

Para conseguir realizar uma boa gestão de estoque de laboratórios veterinários, é preciso padronizar a forma com que cada item ficará registrado no sistema, facilitando o monitoramento.

Através dessas descrições e de um sistema automatizado, será possível ter um controle de estoque mais simples e eficiente, sem a necessidade de checar fisicamente item por item: essa lista, dentro do sistema, será capaz de mostrar o que ainda está disponível no estoque e o que precisa ser comprado o mais rápido possível.

Automatize o controle através de ferramentas

A tecnologia é uma grande aliada em diversas áreas da empresa, e na gestão de estoque não é diferente.

Tanto para laboratório veterinário quanto para empresas de varejo, por exemplo, ter um sistema de controle de estoque irá ajudar a automatizar os processos internos, permitir que os responsáveis tenham uma visão muito mais clara e eficiente do que está entrando e saindo do laboratório e, claro, permitir um bom planejamento de compra de suprimentos para repor aqueles que estão com maior saída.

Além disso, essas ferramentas permitem que você tenha um histórico de mais fácil acesso para identificar as sazonalidades e entender qual é o consumo de insumos diário, mensal e sazonal no laboratório veterinário, garantindo assim um plano de compra mais eficiente e assertivo, sem estocar para mais ou para menos.

Faça inspeções periódicas

Mesmo usando a tecnologia e tendo um bom controle de entradas e saídas no laboratório veterinário, é interessante realizar algumas inspeções periódicas para identificar possíveis erros ou falhas no processo.

Essas inspeções irão ajudar a manter o bom funcionamento dos sistemas e garantir que não ocorram furos no estoque.

Com essas inspeções, pode ser interessante também checar a validade dos produtos perecíveis do estoque e dar prioridade para os que estão mais próximos do vencimento nos próximos atendimentos.

Organize de forma estratégica

Ao organizar o estoque, é interessante levar algumas coisas em consideração:

• padronização dos itens: como dito anteriormente, é interessante padronizar o registro de cada item no sistema, para facilitar a gestão de estoque;
• criar um espaço inteligente: considerando as necessidades de espaço e temperatura específica, quando houver;
• considerar prazos de validade: colocar sempre os produtos com o vencimento mais próximo para serem usados com mais rapidez, evitando assim que alguns insumos perecíveis sejam perdidos.

Reabasteça o estoque de forma estratégica

Por fim, sempre que for necessário reabastecer o estoque, é necessário fazê-lo de forma estratégica, considerando os melhores fornecedores, melhores preços e as demandas do laboratório veterinário.

Estude as rotinas do laboratório, veja quais são os itens de maior saída considerando o histórico e faça compras inteligentes.

É importante pontuar que ter um grande estoque para um maior período de tempo nem sempre é a melhor pedida, mesmo que os insumos não sejam perecíveis.

Isso porque estoque parado é, também, capital parado, e muitas vezes isso pode ser prejudicial para o laboratório veterinário.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de estoque de laboratório veterinário?

A tecnologia é uma grande aliada em diversos aspectos dentro de uma empresa. Na gestão de estoque, além de tornar a rotina mais inteligente, ela também permite que os gestores consigam usufruir de diversos benefícios.

1. Facilita a rotina

A primeira grande vantagem do uso de ferramentas na gestão de estoque de laboratório veterinário é a facilidade na rotina.

Com essas plataformas, é possível ter uma visão mais clara e assertiva da situação do estoque, avaliar relatórios, acompanhar os históricos e gerir o estoque sem, necessariamente, precisar contabilizar diariamente todos os insumos que estão disponíveis.

2. Reduz as chances de erro

Com uma ferramenta que automatiza a rotina do laboratório veterinário, as chances de erro acabam sendo reduzidas.

Isso porque, quando eliminamos o fator humano, erros de digitação são reduzidos, e o relatório de entradas e saídas fica mais fidedigno.

Claro que, em algum momento do processo, o trabalho manual se fará necessário. No entanto, ele será reduzido e muito mais específico do que a contagem diária de estoque.

3. Permite análises mais estratégicas

Por fim, uma plataforma de gestão de estoque de laboratório veterinário permitirá análises mais estratégicas.

Como comentado anteriormente, essas ferramentas permitem que você visualize relatórios de consumo. Através dessas informações, os gestores poderão identificar:

• quantidade de insumos;
• insumos comprados em excesso;
• insumos que precisam ser comprados em maior quantidade;
• insumos que precisam ser comprados em menor quantidade;
• prazos de validade;
• uso de insumos dentro de um período de tempo determinado; e muito mais.

Tudo isso, certamente, permitirá que decisões mais inteligentes e assertivas sejam tomadas nas próximas reposições.

A gestão de estoque de laboratório veterinário é fundamental para garantir o bom funcionamento da empresa e evitar que insumos se percam.

Além disso, a compra estratégica de itens para o estoque ajudará a manter uma boa rotatividade do caixa, o que é fundamental para o crescimento sustentável da unidade.

8 dicas para ter um laboratório veterinário de sucesso

A construção ou expansão de um laboratório veterinário exige muitos cuidados.

É fundamental que, em um primeiro momento, seja feito um bom estudo de mercado para identificar as possibilidades e demandas.

A partir daí, é hora de começar o desenvolvimento da instituição, identificando seus diferenciais competitivos, concorrentes mais expressivos, custos, valores de investimento, rotinas, ferramentas de gestão e possibilidade de parcerias para otimizar o trabalho.

Quer saber mais sobre os desafios do laboratório veterinário e como conquistar um empreendimento de sucesso?

Continue a leitura.

Os desafios do laboratório veterinário

Assim como todos os setores do mercado, o laboratório veterinário também exige adaptação e adoção de medidas mais práticas, automatizadas, otimizadas e tecnológicas.

Para quem vai começar a empreender no ramo veterinário agora, ou pretende expandir o laboratório já existente, o principal desafio é identificar as maiores demandas do mercado e aprender a se diferenciar.

A adoção de plataformas digitais para gestão do laboratório, muitas vezes, também pode ser um empecilho. Isso porque, a grande parte dos gestores ainda não encontrou uma ferramenta capaz de oferecer as funções mais adequadas para as demandas do laboratório.

E é aqui que entra a Animallis: uma plataforma voltada para o setor de laboratórios veterinários que promete melhorar a rotina e otimizar processos de forma ágil, simples e eficiente.

Como ter um laboratório veterinário de sucesso?

A criação ou expansão de um laboratório veterinário exige diversos cuidados.

Para conseguir construir um empreendimento de sucesso, é necessário realizar pesquisas de mercado, definir metas e objetivos e, claro, seu diferencial competitivo para se destacar da concorrência.

Pensando nisso, separamos algumas dicas que podem te ajudar a dar esse passo.

Confira:

1. Defina o objetivo do laboratório

O primeiro passo para ter um laboratório veterinário de sucesso é definir o objetivo da empresa.

Você pode optar por ter um laboratório capaz de realizar uma grande variedade de exames, ou pode optar, por exemplo, em focar em exames com resultados cada vez mais rápidos.

Nesse momento, é preciso definir qual será o seu diferencial competitivo: como você quer se destacar da concorrência no mercado? Que tipo de imagem você gostaria de passar?

Ao definir os seus objetivos, é possível estruturar o laboratório da forma mais adequada, optando pelas máquinas e equipamentos ideais para cada objetivo.

2. Determine os profissionais

Com os objetivos definidos, é possível tomar os próximos passos: desde a escolha dos equipamentos, como dito anteriormente, até a definição dos profissionais.

Identifique quais profissionais serão necessários para executar o trabalho no dia a dia, levantando informações como:

• quem realizará os exames?;
• serão necessários profissionais diferentes para realizar exames específicos?;
• quantos profissionais serão necessários para o dia a dia?;
• será necessário contratar um técnico?;
• que tipo de experiência e habilidades os profissionais precisam ter?; etc.

Todas essas perguntas irão nortear a tomada de decisão e a estruturação do laboratório veterinário de sucesso.

É preciso ter foco no objetivo e no diferencial competitivo da instituição, para conseguir ter foco e se destacar da concorrência da melhor forma possível, se tornando referência na área.

3. Defina a rotina do laboratório

Se você já possui um laboratório veterinário, é hora de avaliar os números e entender como são as demandas dentro da empresa.

Se você vai começar do zero, é hora de avaliar qual será a capacidade de produção do laboratório veterinário.

Uma vez que você tem o objetivo do laboratório em mãos, saberá exatamente quais tipos de exames serão oferecidos aos clientes.

Com isso definido, é hora de definir também quantas vezes cada procedimento será realizado diária ou semanalmente:

• hemogramas;
• bioquímicas séricas / urinárias;
• raspados de pele;
• exames de fezes;
• citologias;
• histopatológicos; etc.

Ter uma média de exames e procedimentos diários é possível realizar irá ajudar a organizar a agenda do laboratório e ter previsões de resultados para os pacientes, além de, claro, ter uma visão de qual é o retorno financeiro máximo que a instituição é capaz de oferecer.

4. Considere todos os investimentos necessários

Para abrir um laboratório veterinário ou expandir um já existente, é fundamental considerar todos os gastos envolvidos no processo.

Por isso, é preciso que você tenha muito claro quais são os gastos com:

• aluguel do espaço;
• folhas de pagamento;
• equipamentos;
• utensílios para o dia a dia;
• acessórios;
• nobreak senoidal;
• pipetas automáticas; 
• banho-maria; etc.

Não deixe de contabilizar tudo aquilo que é primordial para o bom funcionamento.

Tendo em mente os valores necessários para montar seu laboratório veterinário ou expandir uma unidade já existente, é possível se organizar e se programar financeiramente para realizar o investimento.

5. Utilize a tecnologia a seu favor

A tecnologia é fundamental para os mais diversos tipos de empresa, e para laboratórios veterinários não seria diferente.

Aproveite o momento para atualizar os processos do seu laboratório e implementar medidas mais tecnológicas, como o uso de softwares de gestão para otimizar o processo.

Esses softwares costumam oferecer funcionalidades que otimizam a rotina e automatizam alguns detalhes, aumentando a eficiência.

É possível realizar:

• a gestão financeira do laboratório;
• gestão de estoque e materiais;
• gestão de parceiros e clientes;
• digitalização de documentos; etc.

6 Digitalize os documentos

A digitalização de documentos é fundamental para garantir a segurança da informação.

Documentos físicos, em papel, podem sofrer diversos tipos de alteração: seja através do tempo ou de fatores mais extremos, como água e fogo.

É importante, para ter certeza de que todos os dados estarão seguros e fáceis de serem consultados, a digitalização desses arquivos.

O segredo para uma digitalização de documentos de sucesso é criar um padrão de nomenclatura e armazenamento, para facilitar o acesso.

Uma vantagem dos softwares de gestão é que, em sua maioria, eles permitem que os usuários acessem apenas documentos autorizados, facilitando assim a gestão dos arquivos e a segurança da informação.

7. Ofereça resultados veterinários online

Para acelerar o processo e tornar a comunicação entre o laboratório e as clínicas veterinárias muito mais eficiente, é interessante oferecer resultados online.

As plataformas de gestão de laboratório veterinário, como a Animallis, podem te ajudar a criar esse canal seguro com os parceiros, facilitando a entrega dos resultados, a segurança da informação e a agilidade da comunicação e dos procedimentos.

8. Crie programa de parcerias com clínicas veterinárias

Por fim, para aumentar a sua base de clientes e a rentabilidade do seu laboratório veterinário, é interessante criar um programa de parceria com clínicas veterinárias, oferecendo condições especiais para aquelas que trazem um maior volume de demandas para o laboratório.

Entender o mercado veterinário e encontrar alternativas mais eficientes é uma das melhores alternativas para construir um laboratório veterinário de sucesso.

Para isso, é interessante que você faça uma boa pesquisa de mercado para entender quais são seus concorrentes, o que o seu ramo de atuação exige e quais são as melhores formas de se diferenciar da concorrência.