Produtividade em laboratórios veterinários: como reduzir o retrabalho com exames?

Aumentar a produtividade em laboratórios veterinários é fundamental para reduzir os riscos de erros e retrabalho, além de aumentar a capacidade de atendimentos na instituição.

No entanto, aumentar a produtividade exige alguns cuidados: é preciso que o laboratório adote algumas medidas e treine a equipe para que todos estejam alinhados com os objetivos e processos internos da empresa.

A adoção de ferramentas de gestão, por exemplo, também pode ser uma excelente alternativa para melhorar as rotinas de trabalho e tornar o dia a dia muito mais eficiente.

Continue a leitura para entender mais sobre o assunto.

A importância de organizar os documentos

Para aumentar a produtividade em laboratórios veterinários, o primeiro passo é organizar os documentos da instituição.

É natural que diariamente novos papéis cheguem ao escritório: solicitação de exames, resultados de exames, notas fiscais de produtos, notas fiscais de serviços, contas a pagar, comprovantes de pagamento e tantos outros.

Com esse fluxo, que tende a aumentar na medida em que aumentam-se os atendimentos e demandas do laboratório, é comum encontrarmos um local com documentos espalhados, arquivos lotados e muita dificuldade de encontrar algumas informações fundamentais no dia a dia.

Por isso, o primeiro passo é organizar:

• separe os documentos que podem ser descartados daqueles que precisam ser guardados por um determinado período;
• organize-os por data de “vencimento”;
• separe por temas, como notas fiscais, exames, solicitações de exames, comprovantes de pagamento, etc;
• organize-os em pastas e arquivos;
• crie uma rotina de descarte ou armazenamento de documentos na medida em que novos papéis chegam ao laboratório.

Invista na digitalização de documentos

Além de organizar os documentos, a digitalização desses materiais pode ser uma excelente alternativa.

Alguns documentos podem ser guardados, pelo tempo determinado, em formato digital. Isso significa que, ao serem digitalizados, eles poderão ser armazenados em computadores ou na nuvem até a sua data de vencimento.

Um dos maiores benefícios desse tipo de armazenamento é a redução de espaços físicos necessários para guardar os arquivos, além da possibilidade de proteger os documentos perda ou danos físicos como a água, fogo, poeira e vento, que podem não só degradar o papel como prejudicar as informações ali contidas.

Utilize um bom sistema para centralizar informações

Com os arquivos devidamente digitalizados, você poderá optar por armazená-los em ferramentas de gestão, como a Animallis, que permite a organização de documentos digitais.

Esses sistemas possuem vários benefícios, como:

• segurança dos documentos, que ficarão armazenados na nuvem e poderão ser acessados de qualquer lugar;
• possibilidade de definir quem são as pessoas com permissão para acessar determinados documentos;
• organização inteligente na nuvem;
• funções administrativas, como gestão financeira, gestão de estoque, controle de funcionários e muito mais.

Opte por alternativas com envio inteligente dos documentos

Além da possibilidade de armazenar documentos na nuvem, ferramentas como a Animallis também permitem que a entrega de resultados seja feita de forma digital.

É através dela que o laboratório entregará às clínicas veterinárias, por exemplo, os resultados dos exames dos pets, evitando a impressão de novos materiais e a geração de ainda mais documentos físicos no estabelecimento.

Com a entrega de documentos de forma inteligente e online, é possível reduzir o tempo necessário para que os procedimentos com os pacientes sejam devidamente iniciados, o que pode salvar vidas.

A produtividade em laboratórios veterinários é fundamental para melhorar a performance, reduzir o tempo necessário até o início dos tratamentos e estreitar laços com clínicas veterinárias parceiras e pacientes.

A tecnologia é, sem dúvidas, uma das formas mais eficientes de se fazer essa mudança: é com o auxílio de ferramentas como a Animallis que os laboratórios conseguirão melhorar a performance, a gestão interna e caminhar rumo ao sucesso.

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