Gestão de documentos veterinários: como fazer?

A gestão de documentos é uma tarefa fundamental em qualquer empresa, e nos laboratórios veterinários não seria diferente.

Ter uma rotina eficiente de gestão de documentos veterinários é ponto chave para manter não só a segurança das informações, como também a eficiência e praticidade no dia a dia do laboratório.

Pensando nisso, hoje vamos responder algumas perguntas sobre a gestão de documentos veterinários, além de dar dicas de como melhorar a organização dentro do laboratório e como otimizar o dia a dia.

Quer saber mais? Continue a leitura.

Os desafios da gestão de documentos veterinários

A gestão de documentos veterinários pode trazer alguns desafios para os laboratórios, principalmente aqueles que possuem um grande volume de demandas diariamente.

Os documentos podem ser contratos de trabalho, contas a pagar, guias de impostos, recibos de compra e, claro, os mais diversos resultados e laudos dos exames veterinários que estão em andamento ou já foram entregues.

Para conseguir administrar todos esses arquivos, é preciso organização, processos internos e, se possível, a digitalização e uso de ferramentas específicas para essa tarefa.

É importante se lembrar que, mesmo após a implementação de uma organização dos documentos do laboratório veterinário, é necessário criar processos internos para garantir a manutenção dessa organização, evitando assim que o problema ressurja posteriormente.

Vale a pena investir na digitalização de documentos veterinários?

A digitalização de documentos veterinários é o começo do processo de organização e gestão dos arquivos.

A digitalização consiste em transformar os documentos em versões digitais desses arquivos, para salvá-los na nuvem e evitar que sejam danificados ou perdidos com o passar do tempo.

Além disso, a digitalização de documentos veterinários também permite maior organização da empresa, facilidade de acesso às informações e redução de espaço necessário para armazenamento desses materiais.

Dicas de organização na nuvem e gestão de documentos veterinários

Para conseguir organizar e realizar a gestão de documentos veterinários na nuvem, é importante seguir alguns passos para manter a organização e criar processos eficientes.

1. Separe os documentos conforme uso

O primeiro passo para organizar os documentos veterinários é separá-los por tipo de uso. 

É importante que os documentos sejam classificados da seguinte maneira:

• os que não podem ser descartados e precisam ser armazenados em formato físico: como contratos ou documentos que possuem assinaturas;
• os documentos que não precisam ser guardados após digitalização, como cópias de documentos;
• aqueles que podem ser armazenados digitalmente, como relatórios, resultados de exames e fichas de cadastro, por exemplo.

2. Crie um sistema de organização para documentos físicos

Alguns documentos, mesmo digitalizados, precisarão ser mantidos físicos dentro da empresa. 

Para evitar que a bagunça se instale, é preciso criar uma rotina e processo de organização desses materiais.

Nesse caso, é interessante reunir todos os documentos em um só lugar, mas organizá-los por necessidade de uso, prazos para ficarem guardados e outros detalhes.

É interessante também simplificar a forma de organizar e armazenar os documentos. Uma dica é usar pastas e organizá-los por data ou ordem alfabética, facilitando a consulta no dia a dia.

3. Fique de olho nas datas

Alguns documentos não precisam ficar guardados para sempre, apenas durante um período específico.

Por isso, confira a data de expiração de todos os documentos que precisam ser guardados, e organize por prazos:

• prazos de 5 anos: extratos bancários, IPVA e IPTU;
• notas fiscais de compra de bens: devem ser guardados apenas durante o prazo de garantia;
• recibos de aluguel devem ser guardados até o término do contrato de uso da locação;
• contas de água, luz, telefone e gás devem ser mantidas pelo prazo mínimo de 90 dias, ou de até 5 anos, para quem quer mantê-las guardadas por precaução;
• PIS, CTPS e escritura do imóvel devem ser mantidos permanentemente;
• financiamentos e consórcios precisam ser guardados durante todo o período de pagamento, até o prazo de quitação do bem;
• os comprovantes de pagamento de obrigações previdenciárias devem ser guardados por, no mínimo, 30 anos, e precisam ser mantidos também em formato físico.

4. Digitalize os documentos que podem ser armazenados na nuvem

Como explicado anteriormente, nem todos os documentos podem ser armazenados exclusivamente na nuvem.

No entanto, para aqueles que podem, e para reduzir a papelada no laboratório veterinário, essa pode ser uma boa alternativa.

O primeiro passo para organizar os documentos é digitalizá-los. Defina um período para realizar esse procedimento, ou realize-os diariamente, na medida em que novos documentos vão aparecendo no laboratório.

5. Realize backups

Para garantir a segurança dos arquivos digitalizados e evitar a perda desses documentos, pode ser interessante realizar backups periódicos.

Crie uma rotina para que, periodicamente, seja possível manter os documentos devidamente guardados, arquivados e seguros, para poder acessá-los sempre que precisar.

6. Estabeleça processos

Para manter a ordem dos documentos digitalizados, é preciso estabelecer processos e padronizá-los, para que tudo permaneça organizado e de fácil acesso.

Para isso, defina:

• as regras para nomenclatura dos arquivos;
• a organização dos documentos na nuvem;
• as regras de utilização dos documentos;
• as regras de armazenamento;
• os procedimentos de segurança;
• quais arquivos possuem acesso restrito;
• a rotina de digitalização de novos documentos; etc.

7. Utilize uma caixa de entrada

Por fim, também é interessante ter uma caixa de entrada para impedir que a bagunça e a desorganização dos arquivos retorne.

Essa caixa de entrada irá ajudar a organizar os novos arquivos, avaliando aqueles que precisam ficar guardados, os que podem ser digitalizados e o prazo de armazenamento de cada um deles.

Por que usar ferramentas de gestão de documentos veterinários?

Uma forma de manter os arquivos organizados e seguros na nuvem é através do uso de ferramentas de gestão de documentos veterinários.

O uso dessas ferramentas traz vários benefícios para os laboratórios veterinários, como: mais segurança, maior organização, aumento da produtividade e controle de acessos, por exemplo.

1. Mais segurança

O aumento da segurança se dá pela praticidade no armazenamento e no cuidado com os documentos digitais.

Os documentos em formatos físicos podem sofrer diversos tipos de dano, tanto pelo tempo quanto por fatores externos, como água, poeira e fogo.

Através da digitalização dos arquivos, é possível mantê-los seguros por muito mais tempo, evitando esse tipo de desgaste.

2. Mais organização

A organização dos documentos digitais também pode ser mais simples e eficiente.

Além de facilitar a organização dentro da empresa, que agora precisará de menos espaço físico para armazenar todos os documentos, a ferramenta também permite que os arquivos digitalizados sejam organizados de forma eficiente, de acordo com as necessidades do laboratório.

3. Aumento da produtividade

Com documentos mais organizados, aumenta-se também a produtividade dentro do laboratório veterinário.

Isso porque gasta-se menos tempo para buscar por documentos e arquivos importantes, além de tornar a rotina muito mais eficiente.

4. Controle de acessos

Por fim, muitas ferramentas de gestão de documentos veterinários também permitem selecionar e controlar o acesso aos mais diversos documentos.

Nesse sentido, é possível delimitar quais pessoas poderão acessar determinados arquivos, garantindo que apenas pessoas autorizadas consigam visualizar alguns documentos.

A gestão de documentos veterinários é fundamental para manter o laboratório organizado, produtivo e em bom funcionamento.

Para isso, a tecnologia pode ser uma grande aliada: é através dela que processos são otimizados e rotinas são estruturadas com mais assertividade.

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