Aumentar a produtividade em laboratórios veterinários é fundamental para reduzir os riscos de erros e retrabalho, além de aumentar a capacidade de atendimentos na instituição.
No entanto, aumentar a produtividade exige alguns cuidados: é preciso que o laboratório adote algumas medidas e treine a equipe para que todos estejam alinhados com os objetivos e processos internos da empresa.
A adoção de ferramentas de gestão, por exemplo, também pode ser uma excelente alternativa para melhorar as rotinas de trabalho e tornar o dia a dia muito mais eficiente.
Continue a leitura para entender mais sobre o assunto.
A importância de organizar os documentos
Para aumentar a produtividade em laboratórios veterinários, o primeiro passo é organizar os documentos da instituição.
É natural que diariamente novos papéis cheguem ao escritório: solicitação de exames, resultados de exames, notas fiscais de produtos, notas fiscais de serviços, contas a pagar, comprovantes de pagamento e tantos outros.
Com esse fluxo, que tende a aumentar na medida em que aumentam-se os atendimentos e demandas do laboratório, é comum encontrarmos um local com documentos espalhados, arquivos lotados e muita dificuldade de encontrar algumas informações fundamentais no dia a dia.
Por isso, o primeiro passo é organizar:
separe os documentos que podem ser descartados daqueles que precisam ser guardados por um determinado período;
organize-os por data de “vencimento”;
separe por temas, como notas fiscais, exames, solicitações de exames, comprovantes de pagamento, etc;
organize-os em pastas e arquivos;
crie uma rotina de descarte ou armazenamento de documentos na medida em que novos papéis chegam ao laboratório.
Invista na digitalização de documentos
Além de organizar os documentos, a digitalização desses materiais pode ser uma excelente alternativa.
Alguns documentos podem ser guardados, pelo tempo determinado, em formato digital. Isso significa que, ao serem digitalizados, eles poderão ser armazenados em computadores ou na nuvem até a sua data de vencimento.
Um dos maiores benefícios desse tipo de armazenamento é a redução de espaços físicos necessários para guardar os arquivos, além da possibilidade de proteger os documentos perda ou danos físicos como a água, fogo, poeira e vento, que podem não só degradar o papel como prejudicar as informações ali contidas.
Utilize um bom sistema para centralizar informações
Com os arquivos devidamente digitalizados, você poderá optar por armazená-los em ferramentas de gestão, como a Animallis, que permite a organização de documentos digitais.
Esses sistemas possuem vários benefícios, como:
segurança dos documentos, que ficarão armazenados na nuvem e poderão ser acessados de qualquer lugar;
possibilidade de definir quem são as pessoas com permissão para acessar determinados documentos;
organização inteligente na nuvem;
funções administrativas, como gestão financeira, gestão de estoque, controle de funcionários e muito mais.
Opte por alternativas com envio inteligente dos documentos
Além da possibilidade de armazenar documentos na nuvem, ferramentas como a Animallis também permitem que a entrega de resultados seja feita de forma digital.
É através dela que o laboratório entregará às clínicas veterinárias, por exemplo, os resultados dos exames dos pets, evitando a impressão de novos materiais e a geração de ainda mais documentos físicos no estabelecimento.
Com a entrega de documentos de forma inteligente e online, é possível reduzir o tempo necessário para que os procedimentos com os pacientes sejam devidamente iniciados, o que pode salvar vidas.
A produtividade em laboratórios veterinários é fundamental para melhorar a performance, reduzir o tempo necessário até o início dos tratamentos e estreitar laços com clínicas veterinárias parceiras e pacientes.
A tecnologia é, sem dúvidas, uma das formas mais eficientes de se fazer essa mudança: é com o auxílio de ferramentas como a Animallis que os laboratórios conseguirão melhorar a performance, a gestão interna e caminhar rumo ao sucesso.
Uma boa ferramenta para laboratórios veterinários pode melhorar consideravelmente a performance da instituição.
A tecnologia tem auxiliado diversas áreas do mercado, e para os laboratórios veterinários não seria diferente: a criação de ferramentas de gestão é fundamental para melhorar os resultados dessas instituições e aumentar a rentabilidade.
Pensando nisso, no artigo de hoje, vamos explicar os benefícios das ferramentas para laboratórios veterinários, além de apresentar a Animallis, uma das melhores alternativas do mercado.
Continue a leitura.
Os benefícios da tecnologia para laboratórios veterinários
Cada ferramenta possui suas funcionalidades, e por isso a escolha precisa considerar todas as necessidades do laboratório veterinário.
No entanto, os benefícios, independentemente da ferramenta utilizada, são os mesmos:
otimização de processos;
redução da ocorrência de erros;
melhoria na gestão de documentos;
transparência nas relações e resultados.
1. Otimiza processos
O primeiro grande benefício da ferramenta para laboratórios veterinários é a otimização de processos.
Algumas tarefas que antes eram feitas manualmente, em uma rotina mais lenta, podem agora ser feitas de forma automatizada.
Além disso, com a automação de tarefas, também é possível otimizar os processos internos: o que antes era manual passa a ser feito pela plataforma, permitindo foco em outras áreas de atuação que, até então, estavam de lado.
O resultado é uma melhora significativa da produtividade da equipe do laboratório veterinário.
2. Reduz a ocorrência de erros
Com a automação de algumas tarefas que até então eram feitas manualmente, reduzimos também a ocorrência de erros no dia a dia, o que diminui a necessidade de retrabalho.
Mesmo que os profissionais envolvidos sejam profissionais e estejam acostumados com esses processos, o fator humano pode trazer, de fato, alguns possíveis erros, e isso deve ser considerado.
Ao automatizar alguns processos, é possível reduzir as chances de erros e, a partir daí, também reduzir as necessidades de retrabalho para ajustar essas questões.
3. Melhora a gestão de documentos
A gestão de documentos também é um ponto muito relevante.
Imagine um cenário em que existem muitos documentos importantes impressos e recebidos via e-mail no laboratório veterinário.
Conseguir armazenar esses documentos e acessá-los de forma mais simples e rápida é a melhor forma de conseguir maior produtividade e segurança no dia a dia.
Algumas ferramentas para laboratórios veterinários permitem a digitalização, organização e armazenamento de documentos.
Através dessa funcionalidade, é possível:
eliminar os arquivos físicos desnecessários;
organizar os documentos na nuvem, na ordem e da forma que melhor convém para o laboratório;
limitar o acesso de pessoas nos documentos, permitindo apenas que pessoas autorizadas acessem os materiais; etc.
4. Transparência
Por fim, um outro benefício da ferramenta para laboratórios veterinários é garantir a transparência: com a automação de processos e a possibilidade de centralizar todas as informações em um lugar só, ter mais transparência nas informações acaba sendo uma consequência.
A análise de dados, geração de relatórios e controle de atividades, entradas e saídas e outros detalhes torna- se muito mais fácil.
5. Aumenta a produtividade
O aumento da produtividade vem com a automação dos processos do laboratório veterinário.
Imagine um cenário em que várias atividades que eram manuais passaram a ser automatizadas: a equipe passa a ser mais produtiva e a ter tempo para focar em outras questões mais técnicas e específicas.
6. Melhora a gestão de clientes
Para ter uma boa relação com clientes e parceiros, a ferramenta para laboratórios veterinários poderá auxiliar nesse processo.
Através dela, é possível acompanhar, por exemplo, resultados de exames, pendências e, claro, melhorar e facilitar a relação entre os laboratórios e as clínicas veterinárias.
7. Facilita a comunicação
Assim como a gestão de clientes se torna mais eficiente, a comunicação também fica mais estruturada.
A ferramenta possibilita uma comunicação rápida entre o laboratório e as clínicas veterinárias parceiras, por exemplo, facilitando a solicitação e entrega de exames, resolver problemas e tirar dúvidas no dia a dia.
Conheça as funcionalidades da Animallis
A Animallis é uma ferramenta para laboratórios veterinários criada para tornar a rotina desses profissionais muito mais eficiente.
Conheça algumas das funcionalidades disponíveis:
1. Registro e coleta de exames laboratoriais
Com a Animallis, é possível ter um acesso dedicado para clínicas e veterinários.
Através desse acesso, é possível solicitar exames de forma simples, rápida e eficiente, aumentando a produtividade dos laboratórios veterinários.
2. Busca e processamento de exames
Os exames laboratoriais dos laboratórios veterinários são organizados através de uma categorização simples, além da facilidade de identificação única por animal.
A integração junto à rotina do laboratório é simples e fácil.
3. Entrega de laudos médicos
Para facilitar a relação entre os laboratórios veterinários, clínicas veterinárias e pacientes, a Animallis permite a entrega otimizada dos resultados.
Dessa forma, é possível entregá-los mais rápido, sem burocracia.
4. Controle financeiro
O controle financeiro é um ponto importantíssimo do laboratório veterinário, e torná-lo mais otimizado é um ponto fundamental.
A Animallis oferece em sua ferramenta a funcionalidade de controle financeiro, para melhorar a gestão nesse setor e oferecer serviços como:
controle de entradas e saídas;
pagamento de contas;
pagamento de impostos;
recebimento por clientes e parceiros; etc.
5. Recepção
O serviço de recepção também é algo muito interessante, e que melhora e facilita o controle de chegadas: novos pacientes, clientes e exames que foram demandados.
A funcionalidade de recepção organiza melhor essas demandas, e permite que o laboratório veterinário tenha maior controle sobre essa área.
6. Controle de estoque
O laboratório veterinário precisa realizar constantemente o controle de estoque, avaliando quais insumos estão sendo gastos, quais precisam ser repostos e quais estão com um bom estoque.
Através da automação de alguns processos, pode ser possível ter um controle de estoque muito mais eficiente, facilitando a compra e estocagem de determinados insumos no dia a dia.
7. Cadastro e gestão de pacientes
Para melhorar o controle de pacientes, é possível também realizar cadastros para conseguir gerir esses exames e, claro, criar um bom histórico para consulta posterior.
8. Envio de laudos por e-mail
Uma facilidade que torna a rotina muito mais simples é o envio de laudos por e-mail.
Para diminuir o tempo necessário entre a solicitação e a entrega dos resultados, a Animallis permite o envio de laudos por e-mail.
É importantíssimo ter essa praticidade porque, em alguns casos, quanto mais rápido o laudo for entregue, melhor.
Esse pode ser, inclusive, um grande diferencial para o laboratório veterinário.
9. Geração de relatórios
Por fim, para conseguir ter mais facilidade na análise das informações relevantes do laboratório veterinário, é possível gerar relatórios dentro da plataforma.
Os relatórios são completos e muito simples de entender, para facilitar o dia a dia dos gestores e permitir uma análise mais tranquila e estratégica de todas as informações do laboratório veterinário.
Uma boa ferramenta para laboratórios veterinários é capaz de melhorar a rotina do estabelecimento, gerindo as finanças, laudos, estoque e pacientes com maior praticidade.
A Animallis permite que você automatize e otimize a rotina do seu laboratório da melhor forma possível.
A gestão de documentos é uma tarefa fundamental em qualquer empresa, e nos laboratórios veterinários não seria diferente.
Ter uma rotina eficiente de gestão de documentos veterinários é ponto chave para manter não só a segurança das informações, como também a eficiência e praticidade no dia a dia do laboratório.
Pensando nisso, hoje vamos responder algumas perguntas sobre a gestão de documentos veterinários, além de dar dicas de como melhorar a organização dentro do laboratório e como otimizar o dia a dia.
Quer saber mais? Continue a leitura.
Os desafios da gestão de documentos veterinários
A gestão de documentos veterinários pode trazer alguns desafios para os laboratórios, principalmente aqueles que possuem um grande volume de demandas diariamente.
Os documentos podem ser contratos de trabalho, contas a pagar, guias de impostos, recibos de compra e, claro, os mais diversos resultados e laudos dos exames veterinários que estão em andamento ou já foram entregues.
Para conseguir administrar todos esses arquivos, é preciso organização, processos internos e, se possível, a digitalização e uso de ferramentas específicas para essa tarefa.
É importante se lembrar que, mesmo após a implementação de uma organização dos documentos do laboratório veterinário, é necessário criar processos internos para garantir a manutenção dessa organização, evitando assim que o problema ressurja posteriormente.
Vale a pena investir na digitalização de documentos veterinários?
A digitalização de documentos veterinários é o começo do processo de organização e gestão dos arquivos.
A digitalização consiste em transformar os documentos em versões digitais desses arquivos, para salvá-los na nuvem e evitar que sejam danificados ou perdidos com o passar do tempo.
Além disso, a digitalização de documentos veterinários também permite maior organização da empresa, facilidade de acesso às informações e redução de espaço necessário para armazenamento desses materiais.
Dicas de organização na nuvem e gestão de documentos veterinários
Para conseguir organizar e realizar a gestão de documentos veterinários na nuvem, é importante seguir alguns passos para manter a organização e criar processos eficientes.
1. Separe os documentos conforme uso
O primeiro passo para organizar os documentos veterinários é separá-los por tipo de uso.
É importante que os documentos sejam classificados da seguinte maneira:
os que não podem ser descartados e precisam ser armazenados em formato físico: como contratos ou documentos que possuem assinaturas;
os documentos que não precisam ser guardados após digitalização, como cópias de documentos;
aqueles que podem ser armazenados digitalmente, como relatórios, resultados de exames e fichas de cadastro, por exemplo.
2. Crie um sistema de organização para documentos físicos
Alguns documentos, mesmo digitalizados, precisarão ser mantidos físicos dentro da empresa.
Para evitar que a bagunça se instale, é preciso criar uma rotina e processo de organização desses materiais.
Nesse caso, é interessante reunir todos os documentos em um só lugar, mas organizá-los por necessidade de uso, prazos para ficarem guardados e outros detalhes.
É interessante também simplificar a forma de organizar e armazenar os documentos. Uma dica é usar pastas e organizá-los por data ou ordem alfabética, facilitando a consulta no dia a dia.
3. Fique de olho nas datas
Alguns documentos não precisam ficar guardados para sempre, apenas durante um período específico.
Por isso, confira a data de expiração de todos os documentos que precisam ser guardados, e organize por prazos:
prazos de 5 anos: extratos bancários, IPVA e IPTU;
notas fiscais de compra de bens: devem ser guardados apenas durante o prazo de garantia;
recibos de aluguel devem ser guardados até o término do contrato de uso da locação;
contas de água, luz, telefone e gás devem ser mantidas pelo prazo mínimo de 90 dias, ou de até 5 anos, para quem quer mantê-las guardadas por precaução;
PIS, CTPS e escritura do imóvel devem ser mantidos permanentemente;
financiamentos e consórcios precisam ser guardados durante todo o período de pagamento, até o prazo de quitação do bem;
os comprovantes de pagamento de obrigações previdenciárias devem ser guardados por, no mínimo, 30 anos, e precisam ser mantidos também em formato físico.
4. Digitalize os documentos que podem ser armazenados na nuvem
Como explicado anteriormente, nem todos os documentos podem ser armazenados exclusivamente na nuvem.
No entanto, para aqueles que podem, e para reduzir a papelada no laboratório veterinário, essa pode ser uma boa alternativa.
O primeiro passo para organizar os documentos é digitalizá-los. Defina um período para realizar esse procedimento, ou realize-os diariamente, na medida em que novos documentos vão aparecendo no laboratório.
5. Realize backups
Para garantir a segurança dos arquivos digitalizados e evitar a perda desses documentos, pode ser interessante realizar backups periódicos.
Crie uma rotina para que, periodicamente, seja possível manter os documentos devidamente guardados, arquivados e seguros, para poder acessá-los sempre que precisar.
6. Estabeleça processos
Para manter a ordem dos documentos digitalizados, é preciso estabelecer processos e padronizá-los, para que tudo permaneça organizado e de fácil acesso.
Para isso, defina:
as regras para nomenclatura dos arquivos;
a organização dos documentos na nuvem;
as regras de utilização dos documentos;
as regras de armazenamento;
os procedimentos de segurança;
quais arquivos possuem acesso restrito;
a rotina de digitalização de novos documentos; etc.
7. Utilize uma caixa de entrada
Por fim, também é interessante ter uma caixa de entrada para impedir que a bagunça e a desorganização dos arquivos retorne.
Essa caixa de entrada irá ajudar a organizar os novos arquivos, avaliando aqueles que precisam ficar guardados, os que podem ser digitalizados e o prazo de armazenamento de cada um deles.
Por que usar ferramentas de gestão de documentos veterinários?
Uma forma de manter os arquivos organizados e seguros na nuvem é através do uso de ferramentas de gestão de documentos veterinários.
O uso dessas ferramentas traz vários benefícios para os laboratórios veterinários, como: mais segurança, maior organização, aumento da produtividade e controle de acessos, por exemplo.
1. Mais segurança
O aumento da segurança se dá pela praticidade no armazenamento e no cuidado com os documentos digitais.
Os documentos em formatos físicos podem sofrer diversos tipos de dano, tanto pelo tempo quanto por fatores externos, como água, poeira e fogo.
Através da digitalização dos arquivos, é possível mantê-los seguros por muito mais tempo, evitando esse tipo de desgaste.
2. Mais organização
A organização dos documentos digitais também pode ser mais simples e eficiente.
Além de facilitar a organização dentro da empresa, que agora precisará de menos espaço físico para armazenar todos os documentos, a ferramenta também permite que os arquivos digitalizados sejam organizados de forma eficiente, de acordo com as necessidades do laboratório.
3. Aumento da produtividade
Com documentos mais organizados, aumenta-se também a produtividade dentro do laboratório veterinário.
Isso porque gasta-se menos tempo para buscar por documentos e arquivos importantes, além de tornar a rotina muito mais eficiente.
4. Controle de acessos
Por fim, muitas ferramentas de gestão de documentos veterinários também permitem selecionar e controlar o acesso aos mais diversos documentos.
Nesse sentido, é possível delimitar quais pessoas poderão acessar determinados arquivos, garantindo que apenas pessoas autorizadas consigam visualizar alguns documentos.
A gestão de documentos veterinários é fundamental para manter o laboratório organizado, produtivo e em bom funcionamento.
Para isso, a tecnologia pode ser uma grande aliada: é através dela que processos são otimizados e rotinas são estruturadas com mais assertividade.
Quer saber mais sobre ferramentas de gestão de documentos veterinários para laboratórios? Acesse nosso site e confira.
Você sabe a importância e as melhores práticas durante a gestão de estoque de laboratório veterinário?
O estoque, apesar de muitas vezes não receber tanta atenção no dia a dia das empresas, é um dos pontos de maior importância para o bom funcionamento da instituição, e nos laboratórios veterinários isso não é diferente.
Pensando nisso, decidimos criar um conteúdo para explicar os desafios e como realizar essa gestão da forma mais estratégica e eficiente possível.
Continue a leitura.
Os desafios da gestão de estoque de laboratório veterinário
A gestão de estoque é fundamental em qualquer tipo de negócio, e nos laboratórios veterinários não é diferente.
No entanto, o gestor pode enfrentar alguns desafios e dificuldades durante esse processo: é preciso conhecer a instituição, suas rotinas, seu histórico de atendimentos e funcionamento para, a partir daí, fazer escolhas mais assertivas.
1. Entender que a gestão de estoque é, também, gestão de dinheiro!
Estoque e material parado significa dinheiro também parado. Entender isso é fundamental para que os responsáveis pela gestão sejam capazes de realizar um trabalho eficiente.
O estoque de laboratório veterinário precisa ser rotativo, para garantir que nenhum dos insumos usados no dia a dia perca a validade ou se desgaste com o tempo.
2. Alinhar prazos com fornecedores
Quando você entende a demanda do laboratório veterinário, tem mais previsibilidade para realizar compras e alinhar os prazos com fornecedores.
Por isso, a gestão de estoque de laboratório veterinário precisa ser feita com cuidado, avaliando não só as demandas, como também o histórico de uso semanal de cada tipo de insumo dentro da estrutura.
3. Controlar e se atentar ao prazo de validade
Em caso de produtos e insumos que podem vencer, é preciso ficar atento ao prazo de validade e organizar o uso dos mais antigos para os mais novos, evitando assim que materiais com prazo de validade menor acabem esquecidos no estoque.
4. Evitar compras para mais ou para menos
Entender o funcionamento e as demandas do laboratório veterinário irá ajudar a estipular a quantidade adequada de insumos que precisam ser comprados periodicamente, evitando a compra excessiva ou a falta de algum material no dia a dia.
Mesmo que alguns tipos de insumos possam ser estocados, é preciso avaliar questões como preços, prazos e qualidade dos materiais antes de realizar a compra.
Por isso, na maior parte das vezes, mesmo se tratando de itens não perecíveis, a compra periódica pode ser mais interessante do que a criação de um grande estoque.
Como fazer a gestão de estoque de laboratório veterinário?
A gestão de estoque de laboratório veterinário precisa seguir alguns passos importantes:
registro de entradas e saídas;
compras em quantidades ideais e estratégicas;
padronização das descrições dos insumos;
automatização do processo de gestão de estoque;
inspeções periódicas;
organização adequada dos itens;
reabastecimento de estoque com antecedência.
Registrar entradas e saídas
O primeiro passo para fazer uma boa gestão de estoque de laboratório veterinário é registrar todas as entradas e saídas.
Isso ajudará a identificar quais insumos são mais utilizados no dia a dia, a frequência com que eles são repostos e, a partir daí, ter uma visão mais clara dos pontos mais importantes para o laboratório.
Para evitar erros, pode ser interessante usar uma ferramenta automatizada para agilizar o processo e tornar tudo mais seguro. Falaremos sobre isso posteriormente.
Também é necessário estabelecer os processos de registro e alinhá-los junto com a equipe para que todas as entradas e saídas sejam devidamente computadas.
Comprar a quantidade ideal de insumos
Ter um estoque mais enxuto é mais fácil para organizar e gerir do que um grande volume de suprimentos.
É importante conhecer quais são as demandas do laboratório veterinário para identificar a quantidade de insumos que precisará ser comprada e estocada, de forma a garantir que, mesmo para os que não são perecíveis, produtos mais novos e de maior qualidade estejam disponíveis.
Além disso, como dito anteriormente, trabalhar com estoques mais enxutos pode permitir a melhor negociação com os fornecedores, encontrar preços melhores e taxas mais interessantes.
Padronize as descrições desses insumos
Para conseguir realizar uma boa gestão de estoque de laboratórios veterinários, é preciso padronizar a forma com que cada item ficará registrado no sistema, facilitando o monitoramento.
Através dessas descrições e de um sistema automatizado, será possível ter um controle de estoque mais simples e eficiente, sem a necessidade de checar fisicamente item por item: essa lista, dentro do sistema, será capaz de mostrar o que ainda está disponível no estoque e o que precisa ser comprado o mais rápido possível.
Automatize o controle através de ferramentas
A tecnologia é uma grande aliada em diversas áreas da empresa, e na gestão de estoque não é diferente.
Tanto para laboratório veterinário quanto para empresas de varejo, por exemplo, ter um sistema de controle de estoque irá ajudar a automatizar os processos internos, permitir que os responsáveis tenham uma visão muito mais clara e eficiente do que está entrando e saindo do laboratório e, claro, permitir um bom planejamento de compra de suprimentos para repor aqueles que estão com maior saída.
Além disso, essas ferramentas permitem que você tenha um histórico de mais fácil acesso para identificar as sazonalidades e entender qual é o consumo de insumos diário, mensal e sazonal no laboratório veterinário, garantindo assim um plano de compra mais eficiente e assertivo, sem estocar para mais ou para menos.
Faça inspeções periódicas
Mesmo usando a tecnologia e tendo um bom controle de entradas e saídas no laboratório veterinário, é interessante realizar algumas inspeções periódicas para identificar possíveis erros ou falhas no processo.
Essas inspeções irão ajudar a manter o bom funcionamento dos sistemas e garantir que não ocorram furos no estoque.
Com essas inspeções, pode ser interessante também checar a validade dos produtos perecíveis do estoque e dar prioridade para os que estão mais próximos do vencimento nos próximos atendimentos.
Organize de forma estratégica
Ao organizar o estoque, é interessante levar algumas coisas em consideração:
padronização dos itens: como dito anteriormente, é interessante padronizar o registro de cada item no sistema, para facilitar a gestão de estoque;
criar um espaço inteligente: considerando as necessidades de espaço e temperatura específica, quando houver;
considerar prazos de validade: colocar sempre os produtos com o vencimento mais próximo para serem usados com mais rapidez, evitando assim que alguns insumos perecíveis sejam perdidos.
Reabasteça o estoque de forma estratégica
Por fim, sempre que for necessário reabastecer o estoque, é necessário fazê-lo de forma estratégica, considerando os melhores fornecedores, melhores preços e as demandas do laboratório veterinário.
Estude as rotinas do laboratório, veja quais são os itens de maior saída considerando o histórico e faça compras inteligentes.
É importante pontuar que ter um grande estoque para um maior período de tempo nem sempre é a melhor pedida, mesmo que os insumos não sejam perecíveis.
Isso porque estoque parado é, também, capital parado, e muitas vezes isso pode ser prejudicial para o laboratório veterinário.
Como a tecnologia pode ajudar na gestão de estoque de laboratório veterinário?
A tecnologia é uma grande aliada em diversos aspectos dentro de uma empresa. Na gestão de estoque, além de tornar a rotina mais inteligente, ela também permite que os gestores consigam usufruir de diversos benefícios.
1. Facilita a rotina
A primeira grande vantagem do uso de ferramentas na gestão de estoque de laboratório veterinário é a facilidade na rotina.
Com essas plataformas, é possível ter uma visão mais clara e assertiva da situação do estoque, avaliar relatórios, acompanhar os históricos e gerir o estoque sem, necessariamente, precisar contabilizar diariamente todos os insumos que estão disponíveis.
2. Reduz as chances de erro
Com uma ferramenta que automatiza a rotina do laboratório veterinário, as chances de erro acabam sendo reduzidas.
Isso porque, quando eliminamos o fator humano, erros de digitação são reduzidos, e o relatório de entradas e saídas fica mais fidedigno.
Claro que, em algum momento do processo, o trabalho manual se fará necessário. No entanto, ele será reduzido e muito mais específico do que a contagem diária de estoque.
3. Permite análises mais estratégicas
Por fim, uma plataforma de gestão de estoque de laboratório veterinário permitirá análises mais estratégicas.
Como comentado anteriormente, essas ferramentas permitem que você visualize relatórios de consumo. Através dessas informações, os gestores poderão identificar:
quantidade de insumos;
insumos comprados em excesso;
insumos que precisam ser comprados em maior quantidade;
insumos que precisam ser comprados em menor quantidade;
prazos de validade;
uso de insumos dentro de um período de tempo determinado; e muito mais.
Tudo isso, certamente, permitirá que decisões mais inteligentes e assertivas sejam tomadas nas próximas reposições.
A gestão de estoque de laboratório veterinário é fundamental para garantir o bom funcionamento da empresa e evitar que insumos se percam.
Além disso, a compra estratégica de itens para o estoque ajudará a manter uma boa rotatividade do caixa, o que é fundamental para o crescimento sustentável da unidade.
A construção ou expansão de um laboratório veterinário exige muitos cuidados.
É fundamental que, em um primeiro momento, seja feito um bom estudo de mercado para identificar as possibilidades e demandas.
A partir daí, é hora de começar o desenvolvimento da instituição, identificando seus diferenciais competitivos, concorrentes mais expressivos, custos, valores de investimento, rotinas, ferramentas de gestão e possibilidade de parcerias para otimizar o trabalho.
Quer saber mais sobre os desafios do laboratório veterinário e como conquistar um empreendimento de sucesso?
Continue a leitura.
Os desafios do laboratório veterinário
Assim como todos os setores do mercado, o laboratório veterinário também exige adaptação e adoção de medidas mais práticas, automatizadas, otimizadas e tecnológicas.
Para quem vai começar a empreender no ramo veterinário agora, ou pretende expandir o laboratório já existente, o principal desafio é identificar as maiores demandas do mercado e aprender a se diferenciar.
A adoção de plataformas digitais para gestão do laboratório, muitas vezes, também pode ser um empecilho. Isso porque, a grande parte dos gestores ainda não encontrou uma ferramenta capaz de oferecer as funções mais adequadas para as demandas do laboratório.
E é aqui que entra a Animallis: uma plataforma voltada para o setor de laboratórios veterinários que promete melhorar a rotina e otimizar processos de forma ágil, simples e eficiente.
Como ter um laboratório veterinário de sucesso?
A criação ou expansão de um laboratório veterinário exige diversos cuidados.
Para conseguir construir um empreendimento de sucesso, é necessário realizar pesquisas de mercado, definir metas e objetivos e, claro, seu diferencial competitivo para se destacar da concorrência.
Pensando nisso, separamos algumas dicas que podem te ajudar a dar esse passo.
Confira:
1. Defina o objetivo do laboratório
O primeiro passo para ter um laboratório veterinário de sucesso é definir o objetivo da empresa.
Você pode optar por ter um laboratório capaz de realizar uma grande variedade de exames, ou pode optar, por exemplo, em focar em exames com resultados cada vez mais rápidos.
Nesse momento, é preciso definir qual será o seu diferencial competitivo: como você quer se destacar da concorrência no mercado? Que tipo de imagem você gostaria de passar?
Ao definir os seus objetivos, é possível estruturar o laboratório da forma mais adequada, optando pelas máquinas e equipamentos ideais para cada objetivo.
2. Determine os profissionais
Com os objetivos definidos, é possível tomar os próximos passos: desde a escolha dos equipamentos, como dito anteriormente, até a definição dos profissionais.
Identifique quais profissionais serão necessários para executar o trabalho no dia a dia, levantando informações como:
quem realizará os exames?;
serão necessários profissionais diferentes para realizar exames específicos?;
quantos profissionais serão necessários para o dia a dia?;
será necessário contratar um técnico?;
que tipo de experiência e habilidades os profissionais precisam ter?; etc.
Todas essas perguntas irão nortear a tomada de decisão e a estruturação do laboratório veterinário de sucesso.
É preciso ter foco no objetivo e no diferencial competitivo da instituição, para conseguir ter foco e se destacar da concorrência da melhor forma possível, se tornando referência na área.
3. Defina a rotina do laboratório
Se você já possui um laboratório veterinário, é hora de avaliar os números e entender como são as demandas dentro da empresa.
Se você vai começar do zero, é hora de avaliar qual será a capacidade de produção do laboratório veterinário.
Uma vez que você tem o objetivo do laboratório em mãos, saberá exatamente quais tipos de exames serão oferecidos aos clientes.
Com isso definido, é hora de definir também quantas vezes cada procedimento será realizado diária ou semanalmente:
hemogramas;
bioquímicas séricas / urinárias;
raspados de pele;
exames de fezes;
citologias;
histopatológicos; etc.
Ter uma média de exames e procedimentos diários é possível realizar irá ajudar a organizar a agenda do laboratório e ter previsões de resultados para os pacientes, além de, claro, ter uma visão de qual é o retorno financeiro máximo que a instituição é capaz de oferecer.
4. Considere todos os investimentos necessários
Para abrir um laboratório veterinário ou expandir um já existente, é fundamental considerar todos os gastos envolvidos no processo.
Por isso, é preciso que você tenha muito claro quais são os gastos com:
aluguel do espaço;
folhas de pagamento;
equipamentos;
utensílios para o dia a dia;
acessórios;
nobreak senoidal;
pipetas automáticas;
banho-maria; etc.
Não deixe de contabilizar tudo aquilo que é primordial para o bom funcionamento.
Tendo em mente os valores necessários para montar seu laboratório veterinário ou expandir uma unidade já existente, é possível se organizar e se programar financeiramente para realizar o investimento.
5. Utilize a tecnologia a seu favor
A tecnologia é fundamental para os mais diversos tipos de empresa, e para laboratórios veterinários não seria diferente.
Aproveite o momento para atualizar os processos do seu laboratório e implementar medidas mais tecnológicas, como o uso de softwares de gestão para otimizar o processo.
Esses softwares costumam oferecer funcionalidades que otimizam a rotina e automatizam alguns detalhes, aumentando a eficiência.
É possível realizar:
a gestão financeira do laboratório;
gestão de estoque e materiais;
gestão de parceiros e clientes;
digitalização de documentos; etc.
6 Digitalize os documentos
A digitalização de documentos é fundamental para garantir a segurança da informação.
Documentos físicos, em papel, podem sofrer diversos tipos de alteração: seja através do tempo ou de fatores mais extremos, como água e fogo.
É importante, para ter certeza de que todos os dados estarão seguros e fáceis de serem consultados, a digitalização desses arquivos.
O segredo para uma digitalização de documentos de sucesso é criar um padrão de nomenclatura e armazenamento, para facilitar o acesso.
Uma vantagem dos softwares de gestão é que, em sua maioria, eles permitem que os usuários acessem apenas documentos autorizados, facilitando assim a gestão dos arquivos e a segurança da informação.
7. Ofereça resultados veterinários online
Para acelerar o processo e tornar a comunicação entre o laboratório e as clínicas veterinárias muito mais eficiente, é interessante oferecer resultados online.
As plataformas de gestão de laboratório veterinário, como a Animallis, podem te ajudar a criar esse canal seguro com os parceiros, facilitando a entrega dos resultados, a segurança da informação e a agilidade da comunicação e dos procedimentos.
8. Crie programa de parcerias com clínicas veterinárias
Por fim, para aumentar a sua base de clientes e a rentabilidade do seu laboratório veterinário, é interessante criar um programa de parceria com clínicas veterinárias, oferecendo condições especiais para aquelas que trazem um maior volume de demandas para o laboratório.
Entender o mercado veterinário e encontrar alternativas mais eficientes é uma das melhores alternativas para construir um laboratório veterinário de sucesso.
Para isso, é interessante que você faça uma boa pesquisa de mercado para entender quais são seus concorrentes, o que o seu ramo de atuação exige e quais são as melhores formas de se diferenciar da concorrência.
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