Gestão de estoque de laboratório veterinário: como fazer?

Você sabe a importância e as melhores práticas durante a gestão de estoque de laboratório veterinário?

O estoque, apesar de muitas vezes não receber tanta atenção no dia a dia das empresas, é um dos pontos de maior importância para o bom funcionamento da instituição, e nos laboratórios veterinários isso não é diferente.

Pensando nisso, decidimos criar um conteúdo para explicar os desafios e como realizar essa gestão da forma mais estratégica e eficiente possível.

Continue a leitura.

Os desafios da gestão de estoque de laboratório veterinário

A gestão de estoque é fundamental em qualquer tipo de negócio, e nos laboratórios veterinários não é diferente.

No entanto, o gestor pode enfrentar alguns desafios e dificuldades durante esse processo: é preciso conhecer a instituição, suas rotinas, seu histórico de atendimentos e funcionamento para, a partir daí, fazer escolhas mais assertivas.

1. Entender que a gestão de estoque é, também, gestão de dinheiro!

Estoque e material parado significa dinheiro também parado. Entender isso é fundamental para que os responsáveis pela gestão sejam capazes de realizar um trabalho eficiente.

O estoque de laboratório veterinário precisa ser rotativo, para garantir que nenhum dos insumos usados no dia a dia perca a validade ou se desgaste com o tempo.

2. Alinhar prazos com fornecedores

Quando você entende a demanda do laboratório veterinário, tem mais previsibilidade para realizar compras e alinhar os prazos com fornecedores.

Por isso, a gestão de estoque de laboratório veterinário precisa ser feita com cuidado, avaliando não só as demandas, como também o histórico de uso semanal de cada tipo de insumo dentro da estrutura.

3. Controlar e se atentar ao prazo de validade

Em caso de produtos e insumos que podem vencer, é preciso ficar atento ao prazo de validade e organizar o uso dos mais antigos para os mais novos, evitando assim que materiais com prazo de validade menor acabem esquecidos no estoque.

4. Evitar compras para mais ou para menos

Entender o funcionamento e as demandas do laboratório veterinário irá ajudar a estipular a quantidade adequada de insumos que precisam ser comprados periodicamente, evitando a compra excessiva ou a falta de algum material no dia a dia.

Mesmo que alguns tipos de insumos possam ser estocados, é preciso avaliar questões como preços, prazos e qualidade dos materiais antes de realizar a compra.

Por isso, na maior parte das vezes, mesmo se tratando de itens não perecíveis, a compra periódica pode ser mais interessante do que a criação de um grande estoque.

Como fazer a gestão de estoque de laboratório veterinário?

A gestão de estoque de laboratório veterinário precisa seguir alguns passos importantes:

• registro de entradas e saídas;
• compras em quantidades ideais e estratégicas;
• padronização das descrições dos insumos;
• automatização do processo de gestão de estoque;
• inspeções periódicas;
• organização adequada dos itens;
• reabastecimento de estoque com antecedência.

Registrar entradas e saídas

O primeiro passo para fazer uma boa gestão de estoque de laboratório veterinário é registrar todas as entradas e saídas.

Isso ajudará a identificar quais insumos são mais utilizados no dia a dia, a frequência com que eles são repostos e, a partir daí, ter uma visão mais clara dos pontos mais importantes para o laboratório.

Para evitar erros, pode ser interessante usar uma ferramenta automatizada para agilizar o processo e tornar tudo mais seguro. Falaremos sobre isso posteriormente.

Também é necessário estabelecer os processos de registro e alinhá-los junto com a equipe para que todas as entradas e saídas sejam devidamente computadas.

Comprar a quantidade ideal de insumos

Ter um estoque mais enxuto é mais fácil para organizar e gerir do que um grande volume de suprimentos.

É importante conhecer quais são as demandas do laboratório veterinário para identificar a quantidade de insumos que precisará ser comprada e estocada, de forma a garantir que, mesmo para os que não são perecíveis, produtos mais novos e de maior qualidade estejam disponíveis.

Além disso, como dito anteriormente, trabalhar com estoques mais enxutos pode permitir a melhor negociação com os fornecedores, encontrar preços melhores e taxas mais interessantes.

Padronize as descrições desses insumos

Para conseguir realizar uma boa gestão de estoque de laboratórios veterinários, é preciso padronizar a forma com que cada item ficará registrado no sistema, facilitando o monitoramento.

Através dessas descrições e de um sistema automatizado, será possível ter um controle de estoque mais simples e eficiente, sem a necessidade de checar fisicamente item por item: essa lista, dentro do sistema, será capaz de mostrar o que ainda está disponível no estoque e o que precisa ser comprado o mais rápido possível.

Automatize o controle através de ferramentas

A tecnologia é uma grande aliada em diversas áreas da empresa, e na gestão de estoque não é diferente.

Tanto para laboratório veterinário quanto para empresas de varejo, por exemplo, ter um sistema de controle de estoque irá ajudar a automatizar os processos internos, permitir que os responsáveis tenham uma visão muito mais clara e eficiente do que está entrando e saindo do laboratório e, claro, permitir um bom planejamento de compra de suprimentos para repor aqueles que estão com maior saída.

Além disso, essas ferramentas permitem que você tenha um histórico de mais fácil acesso para identificar as sazonalidades e entender qual é o consumo de insumos diário, mensal e sazonal no laboratório veterinário, garantindo assim um plano de compra mais eficiente e assertivo, sem estocar para mais ou para menos.

Faça inspeções periódicas

Mesmo usando a tecnologia e tendo um bom controle de entradas e saídas no laboratório veterinário, é interessante realizar algumas inspeções periódicas para identificar possíveis erros ou falhas no processo.

Essas inspeções irão ajudar a manter o bom funcionamento dos sistemas e garantir que não ocorram furos no estoque.

Com essas inspeções, pode ser interessante também checar a validade dos produtos perecíveis do estoque e dar prioridade para os que estão mais próximos do vencimento nos próximos atendimentos.

Organize de forma estratégica

Ao organizar o estoque, é interessante levar algumas coisas em consideração:

• padronização dos itens: como dito anteriormente, é interessante padronizar o registro de cada item no sistema, para facilitar a gestão de estoque;
• criar um espaço inteligente: considerando as necessidades de espaço e temperatura específica, quando houver;
• considerar prazos de validade: colocar sempre os produtos com o vencimento mais próximo para serem usados com mais rapidez, evitando assim que alguns insumos perecíveis sejam perdidos.

Reabasteça o estoque de forma estratégica

Por fim, sempre que for necessário reabastecer o estoque, é necessário fazê-lo de forma estratégica, considerando os melhores fornecedores, melhores preços e as demandas do laboratório veterinário.

Estude as rotinas do laboratório, veja quais são os itens de maior saída considerando o histórico e faça compras inteligentes.

É importante pontuar que ter um grande estoque para um maior período de tempo nem sempre é a melhor pedida, mesmo que os insumos não sejam perecíveis.

Isso porque estoque parado é, também, capital parado, e muitas vezes isso pode ser prejudicial para o laboratório veterinário.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de estoque de laboratório veterinário?

A tecnologia é uma grande aliada em diversos aspectos dentro de uma empresa. Na gestão de estoque, além de tornar a rotina mais inteligente, ela também permite que os gestores consigam usufruir de diversos benefícios.

1. Facilita a rotina

A primeira grande vantagem do uso de ferramentas na gestão de estoque de laboratório veterinário é a facilidade na rotina.

Com essas plataformas, é possível ter uma visão mais clara e assertiva da situação do estoque, avaliar relatórios, acompanhar os históricos e gerir o estoque sem, necessariamente, precisar contabilizar diariamente todos os insumos que estão disponíveis.

2. Reduz as chances de erro

Com uma ferramenta que automatiza a rotina do laboratório veterinário, as chances de erro acabam sendo reduzidas.

Isso porque, quando eliminamos o fator humano, erros de digitação são reduzidos, e o relatório de entradas e saídas fica mais fidedigno.

Claro que, em algum momento do processo, o trabalho manual se fará necessário. No entanto, ele será reduzido e muito mais específico do que a contagem diária de estoque.

3. Permite análises mais estratégicas

Por fim, uma plataforma de gestão de estoque de laboratório veterinário permitirá análises mais estratégicas.

Como comentado anteriormente, essas ferramentas permitem que você visualize relatórios de consumo. Através dessas informações, os gestores poderão identificar:

• quantidade de insumos;
• insumos comprados em excesso;
• insumos que precisam ser comprados em maior quantidade;
• insumos que precisam ser comprados em menor quantidade;
• prazos de validade;
• uso de insumos dentro de um período de tempo determinado; e muito mais.

Tudo isso, certamente, permitirá que decisões mais inteligentes e assertivas sejam tomadas nas próximas reposições.

A gestão de estoque de laboratório veterinário é fundamental para garantir o bom funcionamento da empresa e evitar que insumos se percam.

Além disso, a compra estratégica de itens para o estoque ajudará a manter uma boa rotatividade do caixa, o que é fundamental para o crescimento sustentável da unidade.