Gestão financeira para laboratório veterinário – Guia completo

A gestão financeira para laboratório veterinário é um dos maiores desafios dos empreendedores.

Alguns fatores precisam ser considerados no dia a dia da instituição para, a longo prazo, construir uma empresa realmente sustentável, eficiente e lucrativa.

No entanto, quando pensamos nas finanças e na administração de empresas, encontramos muitos detalhes e erros cometidos nos mais diversos segmentos do mercado — e o segmento veterinário não fica de fora dessa lista.

Pensando nisso, decidimos criar esse guia completo de gestão financeira para laboratório veterinário, onde você encontrará as melhores práticas para manter as finanças devidamente organizadas, melhorar a sua administração do negócio e transformar a sua empresa em um empreendimento realmente lucrativo.

Quer saber mais sobre o tema? Continue a leitura.

A importância da gestão financeira

A gestão financeira para laboratório veterinário é de extrema importância, assim como para qualquer negócio.

Alguns empreendimentos possuem mais desafios que outros, uma vez que a prestação de serviços, bem como as demandas por exames veterinários não são tão previsíveis, o que pode influenciar diretamente no caixa e na saúde financeira da instituição.

No entanto, com uma boa gestão de laboratórios veterinários é possível criar uma estrutura capaz de prever essas demandas e, a partir daí, elaborar um planejamento estratégico e de vendas para os meses seguintes, de forma eficiente e realmente eficaz.

Uma gestão financeira eficiente é capaz de aumentar a rentabilidade do laboratório veterinário, atrair possíveis investidores, reduzir custos e eliminar os possíveis problemas com o fisco e com a contabilidade.

Como organizar as finanças do laboratório veterinário

Para organizar a rotina e realizar a gestão financeira para laboratório veterinário, é preciso seguir alguns passos fundamentais:

• organizar as entradas e saídas do caixa;
• ter uma reserva de emergência;
• gerenciar os fornecedores;
• manter os impostos e taxas em dia;
• organizar os pagamentos dos colaboradores;
• ter uma boa rotina de gestão de estoque;
• realizar um bom controle de clientes.

Vamos entender cada um deles a seguir.

1. Organize as entradas e saídas 

O primeiro passo para realizar a gestão financeira do laboratório veterinário é organizar as entradas e saídas do caixa.

É aqui que, infelizmente, muitas empresas acabam errando: é comum encontrarmos negócios que misturam as despesas pessoais com as despesas da empresa, o que acaba prejudicando as finanças.

É fundamental anotar todas as entradas, pontuando, por exemplo, quais produtos e serviços estão relacionados a cada uma delas. Esse movimento irá ajudar a entender melhor o que está sendo mais rentável para a empresa, quais produtos e serviços estão sendo vendidos em maior volume e o que está em menor quantidade.

No que diz respeito às despesas, é preciso anotar tudo o que sai do caixa e, se possível, definir:

• quais são os gastos fixos da empresa;
• quais são os gastos variáveis;
• quais são extremamente necessários;
• quais são gastos que podem ser revistos e repensados, por não serem tão necessários no dia a dia da instituição.

Com essas informações, você poderá se planejar para as contas fixas e extremamente necessárias do laboratório, e identificar onde é possível rever custos e economizar mês a mês.

2. Tenha uma reserva de emergência

Quando você entende quais são os gastos fixos da empresa, aqueles fundamentais para que o negócio funcione, você poderá identificar o valor mínimo mensal necessário para tocar o laboratório.

Tendo esse valor em mente, é hora de criar uma reserva de emergência.

Essa reserva será a sua fonte de verba caso algo dê errado durante um período. O inicial é uma reserva de emergência para três meses, mas esse valor pode ser maior na medida em que você consegue poupar e realocar esse investimento.

3. Gerencie fornecedores

Ter fornecedores de confiança é fundamental, mas também é extremamente importante ter opções e mais de um fornecedor para cada tipo de produto ou serviço, uma vez que a indisponibilidade de algum deles pode prejudicar o funcionamento da empresa.

4. Mantenha os impostos e taxas em dia

Para conseguir manter todos os impostos e taxas em dia, é interessante contar com o apoio de um profissional especializado, como um contador.

Ele irá te ajudar a identificar tudo o que precisa ser pago mensalmente e anualmente, realizar as declarações de imposto, pagar o FGTS e as demais guias previstas pelo fisco para evitar problemas futuros.

5. Organize os pagamentos dos colaboradores

O pagamento dos colaboradores deve ser uma das prioridades da instituição, e por isso precisam estar devidamente organizados e em dia.

Para isso, é interessante contar com um contador ou um sistema de contabilidade, que irá gerar as folhas de pagamento com todos os impostos e dados necessários para manter essa despesa em dia e devidamente quitada.

6. Faça uma boa gestão de estoque

Esse é um detalhe que poucos se atentam, mas a gestão de estoque também está diretamente relacionada à gestão financeira do laboratório veterinário.

Isso porque, essencialmente, estoque parado é, também, dinheiro parado. Quando uma empresa ou um laboratório veterinário possui um grande estoque parado no galpão, temos duas realidades:

• dinheiro que poderia estar entrando e está travado;
• um gasto com produtos que não serão usados e que podem perder a validade, por exemplo, se tornando um prejuízo.

Por isso, um dos passos mais importantes da gestão financeira de laboratórios veterinários é gerir, também, o estoque de produtos necessários para as atividades do dia a dia.

Aqui, entender os serviços que mais saem, como os tipos de exame mais comuns, também irá ajudar a prever um estoque realmente saudável para a empresa, sem o desperdício de materiais e sem alocar esforços e investimentos em materiais que não serão utilizados no dia a dia.

7. Tenha um bom controle de clientes

Ter também um bom controle de clientes é fundamental para uma vida financeira mais estável, saudável e segura no laboratório veterinário.

Nesse sentido, é interessante que você crie um sistema de parcerias com clínicas veterinárias, por exemplo, para conseguir aumentar a quantidade de clientes mensais no seu laboratório, bem como construir uma rede de parceiros satisfeitos e fidelizados.

Como a tecnologia pode ajudar?

A tecnologia foi um fator transformador nos últimos anos, e atua em diversos mercados melhorando a produtividade, garantindo a automação e a otimização dos mais diversos processos.

No caso dos laboratórios veterinários, isso não é diferente.

Com ferramentas de gestão de laboratórios, como a Animallis, é possível otimizar as rotinas e ter maior controle das mais diversas áreas do laboratório.

A Animallis oferece diversos tipos de funcionalidade para laboratórios veterinários, auxiliando não só na gestão financeira da empresa, como na gestão de demais departamentos.

Dentre as funcionalidades disponíveis na plataforma, estão:

• registro de entradas e saídas;
• organização do calendário de contas a pagar;
• gestão de colaboradores;
• gestão de fornecedores;
• gestão de estoque;
• gestão de clientes;
• registro e coleta de exames laboratoriais;
• busca e processamento de exames;
• entrega de laudos médicos;
• recepção;
• envio de laudos por e-mail; 
• geração de relatórios de performance, etc.

Quer saber mais sobre como podemos ajudar? Entre em contato conosco.